Las empresas de servicios tienen a su equipo fuera de la oficina casi todo el día. El software a medida les da una app para recibir trabajos, fichar en el lugar, dejar constancia con fotos y firma, y convierte cada visita en factura o en parte de una cuota mensual.
Problemas habituales del sector
- No sabes si el servicio se hizo ni cuánto tiempo llevó.
- Partes en papel que se pierden o llegan tarde a facturación.
- Contratos de mantenimiento que se renuevan o se facturan tarde.
Qué desarrollamos en cada subsector
- Limpieza: rutas de personal, fichaje con ubicación y control de calidad por cliente.
- Mantenimiento y servicio técnico: app para técnicos de campo y contratos de mantenimiento.
- Seguridad y vigilancia: cuadrantes, rondas registradas e incidencias.
- Jardinería y piscinas: visitas periódicas, productos usados y facturación recurrente.
- Lavanderías y tintorerías: seguimiento de prendas, avisos de recogida y suscripciones.
Por dónde empezar
Elige el problema que más te cuesta de la lista anterior: ese es el primer módulo. Cómo se trabaja por fases lo tienes en desarrollo de software a medida, y qué preparar para pedir propuesta, en cómo pedir presupuesto. El resto de sectores están en software a medida por sectores.
Preguntas frecuentes
¿Qué software necesita una empresa de limpieza?
Planificación de rutas, fichaje con ubicación, control de calidad por cliente y facturación recurrente.
¿Qué necesita un servicio técnico?
App para técnicos con órdenes, partes firmados, recambios y contratos de mantenimiento.
¿Es legal fichar con ubicación?
Puede hacerse informando al trabajador y limitándolo al momento del fichaje.
¿Cómo se reparten los avisos urgentes entre técnicos que ya están en ruta?
El programa muestra en un mapa dónde está la próxima tarea de cada técnico y su carga del día. El coordinador asigna el aviso urgente al más cercano o al que tenga hueco, y el técnico lo recibe en su app con la dirección y la descripción, sin llamadas de por medio.
¿Puede el cliente pedir un servicio directamente sin llamar?
Sí, con un formulario en la web o un acceso de cliente donde solicita el servicio, elige franja y adjunta fotos si hace falta. La petición entra como tarea pendiente de asignar, y el cliente recibe confirmación y aviso cuando el técnico va de camino.
¿Qué pasa si el cliente no está para firmar el parte?
El técnico puede cerrar el servicio con fotos y una nota, y el programa envía al cliente un enlace para dar su conformidad después. Si no responde en un plazo, el servicio queda como realizado con las pruebas adjuntas, que sirven si luego hay alguna discusión.
¿Cómo saber si el servicio se hizo bien sin estar allí?
La forma fiable de comprobar un servicio a distancia es que el propio trabajo deje pruebas: hora de llegada, hora de salida, fotos del resultado y firma o conformidad del cliente.
Con una app de servicio, el operario abre la tarea al llegar, marca los puntos de una lista de comprobación y saca dos o tres fotos antes de cerrar. El encargado lo ve en tiempo real desde la oficina. Si un cliente reclama, tienes el registro exacto de lo que se hizo y cuándo.
En limpieza, la lista puede ser por estancia; en piscinas, valores de cloro y pH; en jardinería, zonas segadas y productos usados. La app para técnicos de campo se adapta a cada caso.
Contratos de mantenimiento que se facturan solos
Un contrato de mantenimiento recurrente debería generar sus visitas y sus facturas sin intervención manual. Así se configura:
- Se crea el contrato con frecuencia, precio y servicios incluidos.
- El programa genera las visitas del año y las asigna por zona.
- Cada visita cerrada queda vinculada al contrato.
- La cuota se factura el día pactado, con remesa si el cliente domicilia.
- Un mes antes del vencimiento, aviso para renovar o revisar precio.
Con esto desaparecen los contratos que se renuevan sin actualizar tarifa o que se dejan de facturar sin que nadie lo note. Lo complementa el módulo de mantenimientos programados.
Fichaje con ubicación: cómo hacerlo respetando al trabajador
Registrar la ubicación al fichar es posible si el trabajador está informado y la captura se limita al momento del fichaje, sin seguimiento continuo durante la jornada.
Para una empresa de limpieza con personal repartido en edificios, esto resuelve el registro de jornada obligatorio desde 2019 y además confirma que la persona fichó en el centro asignado. Conviene documentarlo por escrito y explicarlo en la acogida.
Tienes los detalles en fichaje con geolocalización y aviso al trabajador.
Errores al digitalizar un equipo que trabaja en la calle
La mayoría de implantaciones fallidas en empresas de servicios tropiezan con los mismos cuatro errores.
- Darles una app pensada para la oficina, con demasiados campos.
- No prever qué pasa sin cobertura en sótanos o urbanizaciones.
- Cambiarlo todo de golpe en temporada alta.
- No explicar al equipo para qué sirve el registro, que lo vive como vigilancia.
Empezar con un grupo pequeño de operarios durante dos semanas y corregir con lo que digan evita casi todos estos problemas.