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Cerradura con un código distinto para cada reserva
La cerradura con código por reserva genera una clave única para cada huésped que solo abre entre la hora de entrada y la de salida.
Respuesta corta
Una cerradura con código por reserva es una cerradura electrónica conectada al sistema de reservas: cuando se confirma una estancia y el huésped completa el check-in, se crea un código que solo funciona en las fechas y horas de esa reserva y se le envía automáticamente. Al terminar la estancia, el código caduca solo.
¿Cómo funciona paso a paso?
El código nace con las fechas de la reserva, se envía al huésped cuando corresponde, deja de abrir a la hora del check-out y convive con claves propias para limpieza y mantenimiento.
Se crea con la reserva
El código se genera a partir de las fechas de la estancia, sin que nadie tenga que inventarlo.
Se envía cuando toca
Puedes condicionarlo a que el check-in esté completo; llega por WhatsApp o correo.
Caduca a la hora de salida
A partir del check-out deja de abrir, aunque el huésped lo tenga guardado.
Códigos para el equipo
Limpieza y mantenimiento tienen sus propias claves, con horario y registro de cada apertura.
¿Qué cerradura necesito?
Hace falta una cerradura o un cilindro electrónico con teclado o apertura por app que permita gestionar códigos a distancia. Antes de instalar revisamos la puerta, si hay portal comunitario y la cobertura de internet, porque eso decide el modelo y si hace falta un lector adicional en el portal.
Preguntas frecuentes
¿Puedo ver quién ha abierto la puerta y a qué hora?
Sí. Cada apertura queda registrada con la hora y el código usado, así sabes si fue el huésped, la limpieza o un técnico. El historial se guarda por reserva.
¿Puedo dar un código temporal a un técnico para una reparación?
Sí. Creas un código solo para ese día y esa franja horaria, y caduca solo al terminar. No hace falta estar allí para abrirle.
¿Qué pasa con la cerradura si se va internet en la vivienda?
Muchas cerraduras guardan los códigos ya programados y siguen abriendo; lo que se retrasa es la carga de códigos nuevos, por eso se programan con antelación.
¿Y si el huésped llega más tarde o alarga la estancia?
Al cambiar la reserva en el calendario, el código se ajusta a las nuevas fechas.
¿Se puede abrir también el portal del edificio con el código?
Si el portal admite un lector o un relé conectado, sí; depende de la comunidad de vecinos y del tipo de portero.
¿Puede el huésped elegir su propio código de entrada?
Se puede permitir, pero no se recomienda. Un código generado por el sistema evita combinaciones fáciles y no se repite entre huéspedes. Si el huésped tiene dificultad para recordarlo, el código le llega por WhatsApp y por correo, y puede consultarlo en cualquier momento.
¿Qué pasa si se agotan las pilas de la cerradura?
Las cerraduras avisan con antelación cuando la batería baja, y ese aviso llega al panel. Si aun así se agota, la mayoría admiten alimentación de emergencia por un conector exterior o tienen llave mecánica. Por eso conviene revisar baterías en cada cambio de temporada.
¿Se puede instalar en una puerta antigua de madera?
En muchos casos sí, eligiendo un modelo que se adapte al grosor de la puerta y al tipo de cerradura existente. A veces basta con cambiar el cilindro. Antes de proponer nada pedimos fotos y medidas de la puerta y del canto para ver qué encaja.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: un propietario con cinco estudios en Málaga y llaves que se perdían
Imagina un propietario con cinco estudios en un mismo edificio de Málaga. Hasta ahora deja las llaves en un cajetín con candado de combinación que casi nunca cambia. En un año se le han perdido tres juegos y ha cambiado dos bombines. Además, nunca sabe a qué hora entró de verdad el huésped ni si la limpieza ya ha pasado.
Se configura una cerradura con código en cada estudio. Al confirmar una reserva se crea un código de seis cifras que funciona desde las tres de la tarde del día de llegada hasta las once del de salida. El huésped lo recibe la víspera. La limpiadora tiene su propio código, válido solo de diez a dos los días de cambio. Y el propietario ve en el móvil cada apertura con la hora y quién la hizo.
En este ejemplo, el gasto en copias y bombines puede desaparecer casi por completo. Si un huésped dice que no pudo entrar a la hora pactada, el registro de aperturas ayuda a aclararlo sin discusiones.
Precio
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Hay cuatro formas habituales de dar acceso sin quedar con el huésped, y se diferencian sobre todo en control y en seguridad.
| Sistema | Cómo entra el huésped | Control para el gestor |
|---|---|---|
| Cajetín de llaves con combinación | Saca la llave de una caja en la fachada | Bajo: la combinación se repite y la llave puede no volver |
| Cerradura con teclado | Marca un código propio | Alto: código por reserva y registro de aperturas |
| Cilindro con apertura por app | Abre desde el móvil con un enlace | Alto, pero depende de la batería del móvil del huésped |
| Lector en el portal más cerradura | Mismo código en portal y vivienda | El más completo cuando hay acceso comunitario |
El código puede depender de que el check-in online con firma esté completo, así no entrega llaves quien no ha dado sus datos.
Qué hacer si el código no abre
Si un código no abre, lo primero es comprobar en el panel si está dentro de su franja horaria y si la cerradura tiene batería y conexión.
- Confirmar que el huésped teclea el código correcto y no el de otra reserva.
- Revisar en el registro si la cerradura ha recibido el código.
- Enviar un código de un solo uso desde el panel.
- Si la cerradura no responde, activar el plan de respaldo: llave mecánica custodiada o persona cercana.
Tener este protocolo escrito y cargado en el asistente de WhatsApp para huéspedes resuelve la mayoría de estos casos sin llamadas.
Buenas prácticas con los códigos de acceso
Un código de acceso es tan seguro como las reglas con las que se genera y se reparte.
- Usa códigos de seis cifras o más y no repitas patrones como fechas de nacimiento.
- Da a cada persona del equipo su propio código, nunca uno compartido.
- Limita los códigos de mantenimiento a franjas concretas.
- Revisa cada mes los códigos activos y elimina los que ya no se usan.
El equipo de limpieza recibe su clave automáticamente con cada tarea gracias al aviso de limpieza tras cada salida.
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