CRM y domótica para alojamientos y casas
Check-in online con firma digital antes de que llegue el huésped
El check-in online con firma permite que el huésped rellene sus datos, fotografíe su documento y firme desde el móvil días antes de la llegada.
Respuesta corta
El check-in online con firma es un formulario que el huésped recibe por enlace tras reservar: introduce los datos de cada viajero, adjunta la foto del documento de identidad y firma en la pantalla del móvil. Con esa información queda preparado el parte de entrada para comunicarlo a SES.HOSPEDAJES, y el alojamiento puede dar acceso sin entrega presencial de llaves.
¿Cómo lo vive el huésped?
Al confirmar la reserva, el huésped recibe un enlace en su idioma, rellena los datos de cada acompañante, firma en la pantalla del móvil y, si se le olvida, le llega un recordatorio la víspera.
Enlace en su idioma
Le llega por correo o WhatsApp al confirmar la reserva, en español, inglés u otros idiomas que configures.
Un formulario por viajero
Los datos de cada acompañante se piden por separado, con avisos si falta algún campo obligatorio.
Firma con el dedo
Firma en la pantalla y recibe una copia del documento firmado.
Recordatorio si no lo hace
Si a falta de un día no ha completado el check-in, recibe un recordatorio automático.
¿Y tú qué ganas?
Ganas tiempo y orden: dejas de quedar en la puerta para revisar documentos, recibes los datos de los viajeros listos para el registro y el huésped acepta las normas de la casa al firmar.
Nada de esperar en el portal
Ya no hay que quedar a una hora concreta para ver documentos y entregar llaves.
Parte de viajeros preparado
Los datos llegan completos y en el formato que necesita el registro.
Normas de la casa aceptadas
Puedes añadir las normas del alojamiento y que el huésped las acepte junto con la firma.
Preguntas frecuentes
¿Puedo poner mis propias normas de la casa en el check-in online?
Sí. Escribes tus normas una vez, por vivienda si hace falta, y el huésped las acepta con su firma. Queda constancia de quién las aceptó y cuándo.
¿Puedo preguntar la hora de llegada en el mismo formulario?
Sí. Puedes añadir preguntas propias, como la hora prevista de llegada, si viajan con mascota o si necesitan cuna. Las respuestas te llegan junto a los datos de la reserva.
¿Es válido hacer el check-in online sin ver al huésped en persona?
La norma estatal pide recoger y comunicar los datos de los viajeros, no hacerlo cara a cara. Revisa si tu comunidad o tu ayuntamiento añaden algún requisito.
¿Qué pasa si el huésped no completa el check-in online?
Recibe recordatorios y, si llega sin hacerlo, puede completarlo en ese momento desde su móvil antes de recibir el código de acceso.
¿Dónde se guardan las fotos del documento de identidad?
En el sistema del alojamiento, con acceso restringido, y solo durante el tiempo que marca la normativa de registro de viajeros.
¿Pueden rellenar sus datos los acompañantes desde su propio móvil?
Sí. El titular puede rellenar todo o reenviar el enlace a cada acompañante para que complete su parte. El sistema muestra qué viajeros faltan y envía recordatorios solo a los pendientes, así no se bloquea toda la reserva por una persona del grupo.
¿Se puede cobrar la fianza o la tasa turística en el mismo proceso?
Sí. Al final del check-in se puede añadir un paso de pago para la fianza, una retención en tarjeta o la tasa turística allí donde exista. Así el huésped lo resuelve todo de una vez y tú no tienes que perseguir pagos el día de llegada.
¿Funciona con grupos grandes, como una casa rural de doce plazas?
Funciona igual, aunque en grupos grandes conviene que cada viajero rellene su parte desde su móvil. El panel muestra el avance del grupo y permite al titular ver quién falta. Con doce personas, hacerlo antes de la llegada ahorra mucho tiempo en la entrada.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: una casa rural en Asturias que recibía a familias tarde y sin papeles
Piensa en una casa rural de diez plazas en el interior de Asturias. Casi todas las familias llegan un viernes después de las nueve de la noche, cansadas y con niños. La propietaria las espera en la puerta con un formulario en papel, copia cada documento con el móvil y les lee las normas de la casa. Eso le lleva unos 40 minutos por llegada y, a veces, faltan datos de algún acompañante.
Se configura el check-in online para que el enlace salga cinco días antes de la llegada. El titular de la reserva rellena sus datos y reenvía el enlace al resto del grupo. Cada adulto firma con el dedo y acepta las normas: horario de silencio, uso de la chimenea y prohibición de fiestas. Si el miércoles aún falta alguien, sale un recordatorio automático.
En este ejemplo, la llegada pasa de 40 minutos a unos diez: entregar la llave, enseñar la chimenea y desear buena estancia. La propietaria tiene además todos los datos completos antes de que el grupo cruce la puerta.
Precio
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El check-in debe pedir lo que exige el registro de viajeros y lo imprescindible para la estancia; pedir más complica el formulario y añade obligaciones de protección de datos.
- Necesario: los datos de identidad y documento de cada viajero, contacto del titular y hora de llegada prevista.
- Útil: número de camas que se van a usar, si viene con mascota o si necesita cuna.
- Prescindible: profesión, motivo del viaje o preguntas de marketing en el mismo formulario.
Los datos que piden las normas los toma después el envío automático del parte a SES.HOSPEDAJES sin volver a escribirlos. Los demás se usan para preparar la casa.
¿Cuándo conviene enviar el enlace al huésped?
El mejor momento para enviar el enlace es justo tras la reserva, con un recordatorio unos días antes y otro la víspera si sigue pendiente.
- Al confirmar la reserva: enlace con una explicación breve de por qué se pide.
- Cinco días antes: recordatorio si falta algún viajero.
- La víspera: último aviso indicando que el código de acceso llega al completarlo.
- El día de llegada: si sigue pendiente, aviso a ti para decidir.
Vincular el código de la cerradura electrónica por reserva al check-in completo es la forma más eficaz de que nadie llegue sin rellenarlo.
Motivos por los que un huésped no lo completa
Cuando un huésped no rellena el check-in, casi siempre es por desconfianza o porque el formulario es incómodo en el móvil.
- Enlace sin explicación que parece un intento de estafa.
- Formulario que obliga a hacer zoom o no admite fotos desde la cámara.
- Un único formulario para todo el grupo que nadie quiere rellenar por los demás.
- Idioma distinto al del viajero.
- Demasiados campos opcionales que parecen obligatorios.
Un mensaje previo que explique que la ley obliga a registrar a los viajeros y que así se evita esperar en el portal suele bastar para que lo rellenen.
Si tu web es el canal principal, enlazar el check-in desde la propia reserva da más confianza; lo vemos en webs con reservas online.
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