CRM y domótica para alojamientos y casas
Envío automático del registro de viajeros a SES.HOSPEDAJES
El envío automático a SES.HOSPEDAJES toma los datos del check-in online y comunica el parte de viajeros sin que tengas que entrar en la plataforma de Interior.
Respuesta corta
SES.HOSPEDAJES es la plataforma del Ministerio del Interior donde los alojamientos comunican los datos de sus huéspedes, como exige el Real Decreto 933/2021. El plazo es de 24 horas desde la llegada y el registro se conserva tres años. El envío automático genera la comunicación con los datos del check-in, la remite y guarda el justificante de cada estancia.
¿Qué se automatiza exactamente?
Se automatiza todo el circuito del parte: revisar que cada viajero tenga sus datos obligatorios, enviarlo al registrar la llegada, guardar el justificante por reserva y avisarte si la plataforma rechaza algún envío.
Datos completos
Antes del envío se comprueba que no falta ningún dato obligatorio de ningún viajero.
Comunicación en plazo
El parte sale al registrar la llegada, sin depender de que alguien se acuerde por la noche.
Justificante archivado
Cada envío queda guardado con su fecha y la respuesta de la plataforma, ordenado por reserva.
Avisos de error
Si la plataforma rechaza una comunicación, te llega un aviso para corregirla a tiempo.
¿Vale para cualquier comunidad autónoma?
En la mayor parte de España la comunicación va a SES.HOSPEDAJES. En Cataluña y el País Vasco se hace a través de los sistemas de los Mossos d'Esquadra y la Ertzaintza, así que el envío se configura según dónde esté el alojamiento.
Preguntas frecuentes
¿Puedo ver qué partes de viajeros han dado error y por qué?
Sí. Los envíos con error aparecen en una lista con el motivo, por ejemplo un dato que falta o un formato incorrecto. Lo corriges y vuelves a enviarlo desde la misma pantalla.
¿Funciona si llevo varias viviendas con distintos titulares?
Sí. Cada vivienda o establecimiento se configura con sus propios datos de alta, y cada parte se envía a nombre de quien corresponde.
¿En cuánto tiempo hay que comunicar los datos a SES.HOSPEDAJES?
En un máximo de 24 horas desde la llegada del huésped.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar el registro de viajeros?
Tres años. El sistema conserva los partes y los justificantes de envío durante ese plazo.
¿Necesito estar dado de alta en SES.HOSPEDAJES para automatizar el envío?
Sí, el alojamiento debe estar registrado como establecimiento en la plataforma. Si aún no lo está, te ayudamos con el alta.
¿Qué pasa si una reserva se cancela después de enviar el parte?
La comunicación ya enviada se puede anular o corregir en la plataforma. El sistema detecta la cancelación en el calendario, te avisa y deja constancia de la anulación junto al envío original, así el archivo de esa reserva muestra qué se comunicó y qué se corrigió después.
¿Puedo revisar los datos antes de que se envíen?
Sí. Puedes elegir un modo con revisión, en el que cada parte espera tu visto bueno, o un modo automático para las reservas que llegan completas. Muchos anfitriones empiezan revisando y pasan al automático cuando comprueban que los datos llegan bien.
¿Sirve el envío automático para un hostal o una pensión pequeña?
Sí. La obligación de comunicar viajeros afecta a cualquier establecimiento de alojamiento, y el funcionamiento es el mismo con habitaciones que con viviendas completas. En ese caso cada habitación se trata como una unidad dentro del mismo establecimiento registrado.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: un hotel rural de 15 habitaciones en Teruel con recepción de día
Piensa en un hotel rural de 15 habitaciones en Teruel. La recepción cierra a las nueve de la noche y muchos clientes llegan más tarde, sobre todo los viernes. Cada mañana, la recepcionista dedica casi una hora a teclear en SES.HOSPEDAJES los datos de las llegadas del día anterior, copiándolos de fotos de documentos que a veces no se leen bien.
Se conecta el envío automático con el check-in online, que los clientes rellenan antes de llegar. Cuando la llegada se confirma, los datos de cada viajero se revisan y se envían solos. Si a una ficha le falta algo, como el segundo apellido o la relación de parentesco con un menor, aparece en una lista de pendientes y no se envía hasta corregirlo. Cada justificante queda guardado junto a la reserva.
En un ejemplo así, esa hora diaria puede quedarse en diez minutos para revisar la lista de pendientes. Y si un día hay dudas sobre si se comunicó una estancia, el justificante está a mano en la propia reserva, sin buscar en correos.
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Los errores del parte de viajeros suelen estar en el número de documento, en el tipo de documento elegido y en los datos de los acompañantes.
La comunicación incluye la identidad de cada viajero, su documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, domicilio y contacto, junto con datos de la reserva y del medio de pago. Cuando los rellena alguien a mano, a última hora y copiando de una foto, los fallos son previsibles.
- Letra del DNI omitida o cambiada por otra.
- Pasaporte registrado como documento nacional de identidad.
- Fecha de nacimiento con día y mes invertidos en documentos extranjeros.
- Acompañantes sin registrar porque solo firmó el titular.
Por eso el envío automático se apoya en el check-in online con firma: el propio huésped introduce sus datos con validaciones por campo antes de que lleguen al parte.
Pasos para dejar el envío funcionando
Dejar el envío automático operativo lleva cuatro pasos, y el único que depende de ti es tener el establecimiento dado de alta en la plataforma.
- Alta del establecimiento: cada alojamiento necesita su código en SES.HOSPEDAJES.
- Credenciales de envío: se configuran en el sistema para que pueda comunicar en tu nombre.
- Reglas de envío: decides si sale al confirmar la llegada o al completar el check-in.
- Prueba controlada: se envía una comunicación real, se revisa la respuesta y se activa para todas las reservas.
Si quieres entender la obligación completa, la guía de registro de viajeros y NRUA para anfitriones lo explica sin tecnicismos.
Cancelaciones, cambios y reservas de última hora
Cuando una reserva cambia después del envío, la comunicación se corrige o se anula en la plataforma y el sistema guarda ambas versiones.
Los casos que más trabajo dan en un alojamiento con mucha rotación son tres: el huésped que añade un acompañante al llegar, la reserva que entra a las once de la noche para esa misma noche y la cancelación tras la entrada. En los tres, el sistema detecta el cambio en el calendario y te pide confirmar la corrección, de modo que el registro queda coherente con la realidad.
Las fechas de las principales obligaciones para empresas y autónomos están en la página de normativas 2026-2027.
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