Fichador · control horario
Fichaje por WhatsApp o con PIX, sin instalar nada
Fichar por WhatsApp es tan simple como enviar «entro» o «salgo» a un número de la empresa. PIX, nuestro agente de IA, lo registra y contesta al momento.
Respuesta corta
El fichaje por WhatsApp permite registrar entrada, salida y pausas enviando un mensaje a un número de la empresa conectado al fichador. PIX identifica al trabajador por su número, guarda el fichaje con la hora del sistema y responde con una confirmación; también contesta preguntas como cuántas horas lleva esta semana.
¿Qué se puede hacer desde el chat?
Desde el chat el trabajador ficha con una palabra o un audio, pregunta cuántas horas lleva, solicita corregir un fichaje olvidado y recibe un aviso cuando no ha marcado la entrada a su hora.
Fichar con una palabra
«Entro», «salgo», «pausa» o «vuelvo». También vale un mensaje de voz.
Consultar tus horas
«¿Cuántas horas llevo este mes?» y PIX responde con el dato del registro.
Pedir una corrección
Si se te olvidó fichar, lo pides en el chat y la solicitud llega al responsable para aprobarla.
Recibir recordatorios
Aviso si no has fichado a tu hora habitual de entrada.
¿Para quién encaja?
Para plantillas que ya viven en WhatsApp y a las que cuesta hacer instalar otra app: hostelería, limpieza, reformas, ayuda a domicilio o comercio. La hora que cuenta es la de recepción en el sistema, no la que escriba el trabajador en el mensaje.
Preguntas frecuentes
¿Se puede fichar por WhatsApp escribiendo en un grupo con los compañeros?
No conviene. El fichaje se hace en el chat individual con el número de la empresa, para que cada mensaje se asocie a una sola persona y no se mezcle con otras conversaciones.
¿Qué pasa si alguien escribe «entro» dos veces seguidas por WhatsApp?
Lo habitual es que PIX le responda que ya tiene una entrada abierta en lugar de crear otra. Si hubiera un duplicado, se corrige con el historial de cambios como cualquier otro fichaje.
¿Se puede fichar por WhatsApp desde cualquier número?
No. Solo desde el número dado de alta para cada trabajador; un mensaje desde otro número no genera fichaje.
¿Qué hora queda registrada si el mensaje de WhatsApp llega tarde?
La de recepción en el sistema. Si alguien envió sin cobertura y llegó más tarde, puede pedir la corrección y queda en el historial.
¿Hace falta WhatsApp Business para fichar por WhatsApp?
La empresa necesita un número conectado a la API oficial de WhatsApp; los trabajadores usan su WhatsApp de siempre.
¿Qué pasa si un trabajador cambia de número de móvil?
Hay que actualizar su número en el fichador antes de que empiece a fichar desde el nuevo. Mientras tanto, los mensajes del número desconocido no se registran y PIX responde indicando que contacte con su responsable. Así nadie puede fichar en nombre de otro desde un teléfono no autorizado.
¿PIX entiende mensajes con faltas de ortografía o en otro idioma?
Sí. Entiende variaciones como «entrando», «ya estoy», «me voy» o mensajes con errores, y también audios. Puede responder en el idioma en que le escriben, lo que ayuda en plantillas con personas de distintos orígenes. Si un mensaje es ambiguo, pregunta antes de registrar nada.
¿Los mensajes de fichaje quedan en el móvil del trabajador?
Sí, como cualquier conversación de WhatsApp, lo que le sirve de justificante propio. El dato que cuenta es el que se guarda en el fichador con la hora del sistema. Si el trabajador borra el chat, su registro no se ve afectado y puede consultarlo en su área personal.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: una empresa de mudanzas con 10 operarios que nunca usó la app de fichaje
Piensa en una empresa de mudanzas de Sevilla con 10 operarios y dos furgonetas. Probaron una app de fichaje y no funcionó: a varios no les cabía en el móvil, otros olvidaban la contraseña y al final el jefe apuntaba las horas en una libreta, a ojo.
Se conecta un número de WhatsApp de la empresa al fichador y se da de alta el móvil de cada operario. Al llegar a la nave escriben «entro»; si la mudanza es a otra provincia, mandan «pausa» al parar a comer en ruta y «salgo» al dejar el último mueble. Quien prefiere hablar manda un audio. PIX contesta con la hora registrada y, el viernes, cualquiera puede preguntarle cuántas horas lleva en la semana.
Lo que suele cambiar es que todos fichan, porque WhatsApp ya lo usan para todo. En las mudanzas largas, que antes acababan en discusiones sobre a qué hora se terminó, queda la hora en que llegó cada mensaje al sistema. Y el jefe deja la libreta para apuntar solo los presupuestos.
¿Es válido legalmente fichar por WhatsApp?
Sí, siempre que el sistema guarde de forma fiable quién ficha, a qué hora y que ese dato no se pueda alterar sin dejar rastro.
La norma no exige un dispositivo concreto para registrar la jornada. Lo que importa es que el registro sea fiable, que esté a disposición de la plantilla y de la Inspección y que se conserve cuatro años. En el fichaje por WhatsApp, el mensaje es la vía de entrada; el registro se guarda en el fichador, con la hora del servidor y el número identificado.
Lo que no sería válido es usar un grupo de WhatsApp donde cada uno escribe «llego» y alguien lo pasa a mano a una hoja. Ahí no hay registro fiable, solo mensajes.
Ejemplo de una conversación real de fichaje
Así podría ser el día de una auxiliar de ayuda a domicilio:
- 8:02, ella escribe «entro». PIX responde: «Entrada registrada a las 8:02. Buen día».
- 11:30, envía un audio diciendo «paro a comer». PIX lo entiende y registra la pausa.
- 12:05, escribe «vuelvo». Pausa cerrada, 35 minutos.
- 15:10, pregunta «¿cuántas horas llevo esta semana?». PIX da el total con el dato del registro.
- 15:12, escribe «salgo». Jornada cerrada.
Si un día se le olvida, a su hora habitual recibe el recordatorio en el mismo chat.
WhatsApp, app propia o tablet: cuándo elegir cada una
| Situación | Método recomendable |
|---|---|
| Plantilla dispersa que ya usa WhatsApp a diario | WhatsApp con PIX |
| Necesidad de ubicación en cada fichaje | App del móvil |
| Todos entran por la misma puerta | Tablet o tarjeta NFC |
| Personas sin móvil de empresa que no quieren usar el suyo | Tablet o tarjeta |
Se pueden mezclar: la oficina ficha por web y el personal de campo por WhatsApp. El detalle de cada método está en la página de métodos de fichaje disponibles.
Qué más puede hacer PIX con la plantilla
PIX es el mismo agente de IA que puede atender a tus clientes. Dentro del fichador responde a preguntas de la plantilla con los datos del registro: saldo de vacaciones, turno de mañana o estado de una corrección.
Las peticiones que requieren decisión, como un cambio de turno o unas vacaciones, llegan al responsable para que las apruebe. Si te interesa usar el mismo canal con clientes, la página del asistente de IA para WhatsApp explica esa parte, y en el blog contamos qué tareas resuelve un agente de IA.