Fichador · control horario
Alertas de olvidos y retrasos en el fichaje
Las alertas de fichaje olvidado avisan al trabajador a tiempo para corregirlo el mismo día. Así no llegas a fin de mes con decenas de huecos que rellenar.
Respuesta corta
Las alertas de olvidos y retrasos comparan cada día el turno o el horario previsto de cada trabajador con sus fichajes. Si alguien no ha fichado la entrada a su hora, lleva demasiado tiempo sin fichar la salida o llega tarde, recibe un recordatorio en el móvil o por WhatsApp, y el responsable recibe un resumen con lo que sigue pendiente.
¿Qué situaciones detecta?
Detecta cuatro casos: alguien que no ha fichado la entrada de su turno, jornadas que siguen abiertas demasiado tiempo, llegadas fuera del margen que fijes y pausas de comida sin fichaje de vuelta.
Entrada sin fichar
Ha pasado la hora de su turno y no hay fichaje.
Salida olvidada
La jornada sigue abierta horas después de lo normal.
Retraso
Fichaje de entrada más tarde del margen que tú fijes.
Pausa sin cerrar
Alguien salió a comer y no ha fichado la vuelta.
¿Quién recibe qué?
El aviso llega antes al trabajador para que lo corrija él, y al responsable solo le llega un resumen periódico de lo pendiente. Los minutos de cortesía los fijas tú.
El trabajador, primero
Un recordatorio amable para que lo resuelva él mismo.
El responsable, después
Resumen diario o semanal solo con lo que sigue sin resolver.
Margen a tu medida
Tú decides cuántos minutos de cortesía hay antes de avisar.
Preguntas frecuentes
¿Puedo poner márgenes de cortesía distintos para cada centro de trabajo?
Sí. El margen se fija por centro, por turno o por persona, así que un edificio con acceso complicado puede tener más minutos que otro.
¿Me avisa el fichador si un centro se queda sin nadie fichado a su hora?
Sí. El resumen del responsable puede señalar los centros o turnos sin ninguna entrada, que suele ser la primera señal de una ausencia sin cubrir.
¿Las alertas de retraso sirven para sancionar?
Sirven para tener el dato y corregir olvidos. Qué hacer con los retrasos repetidos lo decide la empresa, ajustándose a la normativa laboral y al convenio.
¿Se desactivan los avisos durante las vacaciones o una baja?
Sí, solos: si el día está marcado como ausencia, no se envía ningún aviso.
¿El aviso de fichaje olvidado puede llegar por WhatsApp?
Sí. Si usáis el fichaje por WhatsApp o con PIX, el recordatorio llega al mismo chat y se ficha respondiendo.
¿Se pueden enviar alertas fuera del horario laboral?
Se configura para evitarlo. El recordatorio de salida olvidada se envía poco después del final previsto del turno y no a medianoche, respetando el derecho a la desconexión digital. Si alguien no responde, el caso queda pendiente para el día siguiente y aparece en el resumen del responsable.
¿Qué pasa si el trabajador no corrige el fichaje tras el aviso?
El día queda marcado como incompleto en el registro y aparece en el resumen del responsable, que puede contactar con la persona o registrar la corrección indicando el motivo. La jornada incompleta nunca se rellena sola con una hora inventada, porque el registro tiene que reflejar lo que realmente se fichó.
¿Las alertas funcionan si el trabajador ficha con tarjeta NFC?
Sí. Las alertas se basan en el horario previsto y en los fichajes recibidos, sea cual sea el método. Si una persona ficha con tarjeta y no tiene app, el recordatorio puede ir por SMS, correo o WhatsApp, y el responsable recibe igualmente el aviso de la entrada pendiente.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: una empresa de limpieza con 22 limpiadoras en 15 edificios de oficinas
Imagina una empresa de limpieza de oficinas en Valencia con 22 limpiadoras repartidas en 15 edificios, muchas con turno de 6:00 a 9:00, antes de que abran las oficinas. Cada mes aparecían unas 40 salidas sin fichar: la persona terminaba, cerraba el edificio y se iba sin acordarse. La coordinadora las rellenaba a mano al cierre del mes, preguntando una por una.
Las alertas se configuran así: aviso al móvil si a las 6:10 no hay entrada en el edificio asignado, recordatorio de salida si la jornada sigue abierta 30 minutos después de la hora prevista y, para la coordinadora, un único resumen a las 10:00 con lo que siga pendiente. Los domingos y los festivos sin servicio quedan fuera, para no mandar avisos sin sentido.
Con ese ajuste, lo normal es que cada limpiadora cierre su jornada el mismo día, desde el propio aviso. Si los 40 huecos mensuales bajan a cinco o seis, la coordinadora deja de dedicar el último día del mes a perseguir fichajes. Y, de paso, sabe a las 6:10 si algún edificio se ha quedado sin cubrir.
¿Cuánto trabajo ahorran los avisos de fichaje olvidado?
Los avisos trasladan la corrección al mismo día, cuando el trabajador todavía recuerda a qué hora entró o salió, y eso evita la revisión masiva a fin de mes.
Sin alertas, una plantilla de veinte personas puede acumular varios fichajes incompletos cada semana. Al final del mes alguien de oficina tiene que preguntar uno por uno y reconstruir horas de memoria, con el riesgo de anotar datos poco fiables. Con el aviso, el propio trabajador pide la corrección desde su móvil y el responsable solo valida.
El resultado es un registro más limpio y un cierre de nómina sin persecuciones por los pasillos.
Cómo ajustar el margen de cortesía sin saturar a nadie
- Empieza con un margen amplio, por ejemplo 15 minutos para la entrada.
- Revisa durante dos semanas cuántos avisos salen y cuántos eran reales.
- Ajusta por centro o por turno: en una obra puede tener sentido más margen que en una tienda que abre a su hora.
- Decide si el resumen al responsable es diario o semanal según el volumen.
- Silencia los avisos en festivos locales y días de cierre.
Un exceso de mensajes hace que nadie los lea. Pocos y bien calibrados funcionan mejor.
Ejemplos de alertas según el puesto
- Camarero con turno partido: recordatorio si no ha fichado la vuelta a las 20:15 cuando su turno de tarde empieza a las 20:00.
- Técnico de mantenimiento: aviso si a las 21:00 sigue con la jornada abierta, algo habitual cuando se acaba la visita y se olvida fichar.
- Recepcionista de clínica: alerta al responsable solo si la entrada no aparece, porque sin ella no se abre la consulta.
- Profesor de academia por horas: aviso únicamente los días en que tiene clase según su horario.
Para quien prefiere no instalar nada, el recordatorio puede llegar por WhatsApp con PIX, que además permite fichar respondiendo al mismo mensaje.
Datos que el responsable obtiene de las alertas
El resumen periódico muestra qué incidencias siguen abiertas y qué patrones se repiten: una persona que olvida siempre la salida, un centro donde los retrasos se concentran los lunes o un turno con horario mal configurado.
Muchas veces el problema está en el horario cargado y no en la persona. Corregir el turno en el cuadrante elimina avisos falsos de golpe. Cualquier ajuste de un fichaje queda reflejado en el historial de cambios.