Fichador · control horario
Turnos y cuadrantes conectados al fichaje
El cuadrante de turnos online sustituye al Excel que se reenvía cada semana: lo montas, lo publicas y cada persona ve en el móvil cuándo trabaja.
Respuesta corta
Un cuadrante de turnos online es un calendario donde se asignan turnos (mañana, tarde, noche, partido) a cada trabajador y se publica para que el equipo lo consulte en el móvil. Conectado al fichador, compara el turno planificado con el fichaje real y avisa de ausencias, retrasos o personas sin turno asignado.
¿Cómo se monta el cuadrante?
Creas tus turnos una sola vez, los asignas arrastrando, copias la semana anterior cuando se repite y el cuadrante te señala las franjas sin cobertura teniendo en cuenta vacaciones y bajas.
Plantillas de turno
Defines tus turnos una vez y los arrastras a cada persona y día.
Copiar semanas
Repites la semana anterior y solo ajustas lo que cambia.
Cobertura mínima
Indicas cuántas personas necesitas por franja y el cuadrante te avisa de los huecos.
Ausencias ya descontadas
Quien está de vacaciones o de baja no aparece como disponible.
Cambios de turno sin líos
Un trabajador propone un cambio a un compañero desde la app; si los dos aceptan y el responsable lo aprueba, el cuadrante se actualiza y ambos reciben aviso. Se acabaron los cambios de palabra que nadie apunta.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden crear turnos muy cortos, de una o dos horas?
Sí. Puedes definir turnos de la duración que necesites, desde una clase suelta hasta una jornada completa, y combinarlos en el mismo día.
¿Puedo exportar el cuadrante para que mi asesoría lo vea?
Sí. El cuadrante se descarga por semanas o meses, y junto al registro de fichajes ayuda a la asesoría a cuadrar las horas de cada persona.
¿El equipo recibe aviso cuando se publica o cambia el cuadrante?
Sí, cada persona recibe una notificación con sus turnos y otra si alguno cambia.
¿Sirve para turnos rotativos y de noche?
Sí. Los turnos pueden cruzar la medianoche y se crean rotaciones que se repiten cada cierto número de semanas.
¿Puedo comparar lo planificado con lo fichado?
Sí, el informe cruza turno y fichaje real por persona para ver retrasos, salidas anticipadas y horas de más.
¿Se puede imprimir el cuadrante para colgarlo en el tablón?
Sí. Se exporta en PDF por semana o por mes, por centro o por equipo, con el mismo formato que se ve en pantalla. Es útil en cocinas, naves o almacenes donde parte de la plantilla prefiere mirar el tablón antes que el móvil, y la versión impresa indica la fecha de la última actualización.
¿Cuántas semanas por adelantado conviene publicar los turnos?
Depende de tu convenio, que a veces fija un preaviso mínimo. Como práctica general, publicar con dos o cuatro semanas de margen reduce los cambios de última hora y las peticiones de permuta. El sistema permite dejar semanas en borrador y publicarlas solo cuando están cerradas.
¿Puede un trabajador marcar los días que no puede trabajar?
Sí. Cada persona indica su indisponibilidad desde la app, por ejemplo por estudios o por otro empleo, y el responsable la ve al montar el cuadrante. No obliga a nada, pero evita asignar turnos que luego habrá que cambiar y reduce las permutas entre compañeros.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: un gimnasio con 13 monitores y clases de 7:00 a 23:00 los siete días
Piensa en un gimnasio de barrio en Málaga con 13 monitores, recepción y limpieza, abierto de 7:00 a 23:00 todos los días. El cuadrante era un Excel que la gerente mandaba por WhatsApp cada domingo por la noche. Cada semana había cambios de palabra entre monitores y, al menos una vez al mes, una clase de spinning se quedaba sin nadie.
Se crean los turnos tipo una sola vez: apertura, mediodía, tarde y cierre, más turnos cortos de una o dos clases. Se marca la cobertura mínima de cada franja, por ejemplo 2 monitores de 18:00 a 21:00, y el cuadrante avisa de huecos. Los cambios entre monitores se proponen desde la app y solo valen cuando la gerente los aprueba.
Lo esperable es que el domingo por la noche se convierta en media hora de copiar la semana anterior y ajustar dos o tres cambios. Al conectarlo con el fichaje, la gerente ve si quien tenía la clase de las 7:00 ha fichado a su hora, y las clases sin cubrir se detectan antes de que llegue el primer socio.
¿Buscabas otra cosa? Lo mismo, con otro enfoque
- App para gestionar vacaciones de empleados: Vacaciones y ausencias: solicitud, aprobación y saldo en un sitio
- Cubrir ausencias de empleados: Cubrir ausencias sin llamar a medio equipo: turnos y bajas integrados
- Turnos, vacaciones y ausencias en el programa de gestión: Turnos, vacaciones y ausencias en un mismo calendario
¿Cuánto tiempo lleva montar el cuadrante de un mes?
Con plantillas de turno guardadas, un cuadrante mensual para quince personas se prepara en una tarde, y los meses siguientes en bastante menos porque partes del anterior.
La primera vez defines los turnos tipo de tu negocio, por ejemplo mañana de 7 a 15, tarde de 15 a 23 y partido de 10 a 14 y de 17 a 21. Después indicas cuántas personas necesitas en cada franja. A partir de ahí el trabajo consiste en arrastrar turnos y resolver los huecos que marca el sistema.
Lo que más tiempo ahorra es que las vacaciones aprobadas y las bajas ya aparecen bloqueadas, así que no asignas por error a quien no está.
Reglas de descanso que el cuadrante te ayuda a respetar
El cuadrante avisa cuando una asignación choca con los descansos mínimos del Estatuto de los Trabajadores o de tu convenio.
| Regla general | Qué comprueba el cuadrante |
|---|---|
| 12 horas entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente | Que nadie cierre a las 23:00 y abra a las 7:00 |
| Descanso semanal de día y medio, acumulable | Que cada persona tenga sus libranzas en el periodo |
| Máximo de 9 horas ordinarias diarias, salvo convenio | Turnos dobles o alargados sin justificar |
Si tu convenio fija otras cifras, se configuran las suyas. El aviso no bloquea la decisión, pero deja claro el conflicto antes de publicar.
Ejemplos de cuadrante según el sector
- Hostelería: turnos partidos en temporada, refuerzos de fin de semana y libranzas rotativas entre camareros.
- Residencias y ayuda a domicilio: cobertura de 24 horas con turno de noche y relevos que no pueden quedar descubiertos.
- Comercio con varias tiendas: el mismo dependiente cubre dos establecimientos según el día, cada uno con su horario de apertura.
- Clínicas: consultas de mañana y tarde enlazadas con la agenda, de forma que no se abren citas en huecos sin profesional.
Si el cuadrante debe alimentar también la agenda o la nómina, encaja mejor el módulo de turnos dentro del programa de gestión.
Lo planificado frente a lo fichado, día a día
Cada mañana el responsable ve quién debería estar trabajando y quién ha fichado ya. Las diferencias se marcan en color: ausencias, entradas tardías o personas que fichan sin turno asignado.
Al cerrar el mes, la comparación da las horas que salen de lo previsto, que pasan a la bolsa de horas extra. Y si alguien olvida fichar en su turno, recibe el aviso del sistema de alertas por olvido.
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