Fichador · control horario
Vacaciones y ausencias: solicitud, aprobación y saldo en un sitio
Con la gestión de vacaciones y ausencias, cada trabajador pide sus días desde el móvil y el responsable aprueba sabiendo quién más falta esas fechas.
Respuesta corta
La gestión de vacaciones y ausencias dentro del fichador permite que el trabajador solicite vacaciones, asuntos propios o permisos desde la app, que el responsable los apruebe viendo el calendario del equipo y que el sistema descuente el saldo. Las bajas y permisos se registran con su justificante y esos días no cuentan como fichajes olvidados.
¿Qué se gestiona?
Desde el mismo programa gestionas el saldo de vacaciones de cada persona, los permisos que marque tu convenio, las bajas con su documento y los festivos locales de cada centro de trabajo.
Vacaciones
Saldo anual por persona, con días pedidos, aprobados y pendientes.
Permisos y asuntos propios
Tipos configurables según tu convenio, con o sin justificante.
Bajas
Fechas y documento adjunto, visible solo para quien debe verlo.
Festivos por centro
El calendario laboral local de cada centro, para que los cálculos cuadren.
¿Cómo se decide quién coge qué días?
Antes de aprobar, el responsable ve en el calendario del equipo quién más ha pedido esas fechas y si se mantiene la cobertura mínima. Si hay choque, propone otras fechas desde la misma solicitud.
Preguntas frecuentes
¿Puedo fijar un plazo para que todo el equipo pida las vacaciones de verano?
Sí. Puedes avisar a la plantilla de la fecha límite y revisar todas las solicitudes juntas antes de aprobar, para repartir las fechas con criterio.
¿Se pueden pedir vacaciones por horas o por medios días?
Se pueden configurar ausencias de medio día o por horas para permisos y asuntos propios, si tu convenio o tu política lo permite.
¿Puede el trabajador ver cuántos días de vacaciones le quedan?
Sí, el saldo se actualiza al aprobar cada solicitud y lo consulta en el móvil en cualquier momento.
¿Una baja médica se registra en el fichador?
Se registra como ausencia con sus fechas y, si quieres, con el justificante adjunto; esos días no generan avisos de falta de fichaje.
¿Se pueden bloquear fechas en las que nadie coge vacaciones?
Sí, marcas los periodos de más trabajo y el sistema avisa o impide pedir esos días, según lo configures.
¿Se pueden arrastrar al año siguiente los días de vacaciones no disfrutados?
Como regla general, las vacaciones se disfrutan dentro del año natural. Hay excepciones, por ejemplo cuando coinciden con una incapacidad temporal o con un permiso por nacimiento, en las que pueden disfrutarse más tarde. El sistema permite mover saldo de un año a otro cuando el caso lo justifica, dejando anotado el motivo.
¿Puede el responsable registrar una ausencia en nombre del trabajador?
Sí. Si alguien avisa por teléfono de que está enfermo, el responsable anota la ausencia y adjunta el justificante cuando llegue. El trabajador ve la anotación en su área personal y puede comentar si algo no cuadra, de modo que no hay ausencias registradas a sus espaldas.
¿Cómo se gestionan los festivos locales en la solicitud de vacaciones?
Cada centro tiene su calendario laboral con los festivos nacionales, autonómicos y locales. Al pedir vacaciones, esos días no se descuentan del saldo si caen dentro del periodo solicitado, así que una persona de Sevilla y otra de Valencia ven cálculos distintos para las mismas fechas.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: una farmacia con 7 personas que siempre chocaba con las vacaciones de agosto
Imagina una farmacia de Pamplona con 2 farmacéuticas adjuntas, 4 técnicos y una auxiliar, que abre por la mañana y por la tarde. Cada primavera, las vacaciones se pedían de palabra y en mayo siempre había choques: tres personas querían la primera quincena de agosto y nadie recordaba quién había pedido qué ni cuántos días le quedaban.
Se configura el saldo anual de cada persona según su contrato, los tipos de permiso del convenio y una regla de cobertura: siempre al menos una farmacéutica y dos técnicos en cada turno. Cada uno pide sus días desde el móvil y la titular, antes de aprobar, ve en el calendario quién más ha pedido esas fechas. Si hay choque, propone otras desde la misma solicitud.
Con esto, el calendario de verano puede quedar cerrado en abril en lugar de a finales de junio. Cada persona ve su saldo actualizado y la titular deja de llevar las cuentas en una libreta. Las bajas se registran con su documento, visible solo para ella.
¿Buscabas otra cosa? Lo mismo, con otro enfoque
- Cuadrante de turnos conectado al fichaje: Turnos y cuadrantes conectados al fichaje
- Cubrir ausencias de empleados: Cubrir ausencias sin llamar a medio equipo: turnos y bajas integrados
- Turnos, vacaciones y ausencias en el programa de gestión: Turnos, vacaciones y ausencias en un mismo calendario
¿Cuántos días de vacaciones corresponden y cómo se calcula el saldo?
Por ley corresponden como mínimo 30 días naturales de vacaciones al año, y el convenio o el contrato pueden mejorar esa cifra o expresarla en días laborables.
El saldo de cada persona se calcula a partir de esa base y de la fecha de alta. Quien entra en mayo, por ejemplo, genera la parte proporcional del año. El sistema descuenta los días aprobados y muestra por separado los pendientes de aprobación, de modo que el trabajador sabe en todo momento con qué cuenta.
El Estatuto de los Trabajadores también establece que cada persona conozca sus fechas de vacaciones al menos dos meses antes de disfrutarlas, algo más fácil de cumplir si el calendario se cierra con antelación desde la herramienta.
Flujo de una solicitud, desde el móvil hasta la nómina
- El trabajador elige fechas y tipo de ausencia en la app.
- El responsable recibe la petición con el calendario del equipo al lado.
- Aprueba, rechaza o propone otras fechas con un comentario.
- El cuadrante bloquea esos días y las alertas de fichaje se silencian.
- A fin de mes, la asesoría recibe el listado de ausencias por tipo.
Ese listado es el que suele pedir la gestoría para cuadrar las nóminas. Si trabajas con una, puedes automatizar el envío con la conexión con tu asesoría.
Tipos de ausencia que conviene separar
Separar bien cada tipo de ausencia evita errores en nómina y discusiones con la plantilla.
| Tipo | Qué conviene registrar |
|---|---|
| Vacaciones | Fechas y saldo restante |
| Permisos retribuidos | Motivo y justificante según convenio |
| Asuntos propios | Días disponibles si el convenio los reconoce |
| Incapacidad temporal | Fechas de baja y alta, con acceso restringido al parte |
| Ausencias sin justificar | Día y comentario del responsable |
Los documentos médicos solo los ve quien gestiona personal, no el encargado de turno.
Picos de solicitudes en verano y Navidad
Cuando media plantilla pide agosto, el criterio debe estar escrito antes de abrir el plazo: turnos rotativos por años, prioridad por antigüedad o reparto por quincenas. La herramienta aplica la cobertura mínima que fijes y muestra los choques, pero la regla la decide la empresa.
Una academia puede cerrar en agosto y repartir el resto en Semana Santa. Un comercio, al contrario, bloquea diciembre. Cada caso se configura con fechas cerradas y se combina con el cuadrante de turnos para ver el efecto real en cada semana.