Fichador · control horario
Control de horas extra con cálculo automático
El control de horas extra deja de ser una cuenta a mano: el fichador compara lo trabajado con el contrato de cada persona y separa las horas de más.
Respuesta corta
Un control de horas extra calcula cada día y cada semana la diferencia entre las horas fichadas y la jornada contratada de cada trabajador, descontando las pausas no retribuidas. Las horas de más pueden pasar por la aprobación del responsable y se acumulan en una bolsa para compensar con descanso o se envían como resumen para la nómina.
¿Cómo se calculan?
El sistema compara el tiempo efectivo trabajado, ya sin pausas, con la jornada de cada contrato y aplica el periodo de cómputo que use tu empresa o tu convenio: diario, semanal o mensual.
Jornada de cada contrato
Completa, parcial o con distribución irregular: cada persona tiene la suya.
Periodo de cómputo
Diario, semanal o mensual, según cómo se compute en tu empresa o convenio.
Pausas ya descontadas
Solo cuenta el tiempo de trabajo efectivo.
¿Qué se hace con ellas?
El responsable las aprueba, se acumulan en una bolsa compensable con descanso, salen en un listado mensual para tu asesoría y, si alguien suma demasiadas, recibes una alerta para reorganizar el trabajo.
Aprobación
El responsable valida las horas de más antes de que cuenten, con un comentario si hace falta.
Bolsa de horas
Se acumulan y se compensan con descanso; el trabajador ve su saldo.
Resumen para nómina
Listado mensual por persona, listo para tu asesoría.
Aviso de exceso
Alerta cuando alguien acumula demasiadas horas, para repartir mejor el trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo fijar un tope de horas extra para que el fichador me avise antes de llegar?
Sí. Eliges a partir de cuántas horas quieres el aviso, para todos o por persona. Los límites concretos que te aplican conviene revisarlos con tu asesoría y tu convenio.
¿Puedo exportar las horas extra para que mi asesoría las meta en la nómina?
Sí. El listado mensual por persona sale en PDF o Excel y puede enviarse a la asesoría cada mes.
¿Cómo se controlan las horas de más en un contrato a tiempo parcial?
En tiempo parcial las horas por encima de lo pactado tienen reglas propias (horas complementarias). El fichador las separa igualmente para que las revises con tu asesoría.
¿Se pueden compensar las horas extra con días libres?
Sí, si así lo tenéis acordado: las horas van a una bolsa y, al coger descanso, se descuentan del saldo.
¿Qué pasa si el responsable no aprueba unas horas de más?
Siguen constando en el registro, porque el tiempo fichado no se borra, pero quedan marcadas como no aprobadas con su comentario.
¿Las horas extra en festivo se calculan aparte?
Se pueden marcar de forma separada si tu convenio les da un tratamiento distinto, por ejemplo un recargo mayor. El fichador identifica los festivos de cada centro y clasifica las horas trabajadas esos días, de modo que la asesoría recibe el resumen ya dividido y no tiene que revisar el calendario a mano.
¿Qué plazo hay para compensar las horas extra con descanso?
Para que no cuenten en el límite de 80 horas anuales, el descanso debe disfrutarse dentro de los cuatro meses siguientes a su realización. El fichador muestra la fecha límite de cada bloque de horas en la bolsa y avisa cuando se acerca, para que la compensación no se quede en papel.
¿Puede un trabajador ver sus horas extra antes de cobrar la nómina?
Sí. En su área personal ve las horas de más de cada día, su estado de aprobación y el total del mes. Si detecta una diferencia, puede pedir la revisión antes de que la nómina se cierre, lo que evita reclamaciones posteriores y correcciones en nóminas ya pagadas.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: una clínica veterinaria con 6 personas que alarga la consulta por urgencias
Piensa en una clínica veterinaria de Gijón con 2 veterinarias, 3 auxiliares y una recepcionista. Las urgencias de última hora alargan la consulta a menudo: llega un perro atropellado a las 20:45 y la jornada acaba a las 22:00. Esas horas se apuntaban en un pósit y, a final de trimestre, nadie sabía cuántas eran ni si se habían compensado.
Se configura la jornada de cada contrato, porque dos auxiliares están a tiempo parcial, el cómputo semanal y la aprobación de la gerente: cuando alguien supera su jornada, la hora de más queda pendiente hasta que ella la valida con un comentario, como «urgencia de cirugía». Las horas aprobadas van a una bolsa que se compensa con tardes libres, y se activa un aviso si alguien pasa de 10 horas acumuladas en el mes.
Así, cada persona ve su saldo en el móvil y la gerente detecta, por ejemplo, que una auxiliar suma 14 horas en marzo. Puede reorganizar las guardias antes de que lleguen el cansancio o una reclamación, y la asesoría recibe el resumen sin pósits.
¿Cuántas horas extra puede hacer un trabajador al año?
El Estatuto de los Trabajadores limita las horas extraordinarias a 80 al año, sin contar las que se compensan con descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.
Tampoco cuentan para ese límite las que se hacen para prevenir o reparar daños urgentes. El convenio puede fijar reglas propias sobre cómo se pagan o se compensan, pero no ampliar el tope legal.
El fichador lleva la cuenta acumulada de cada persona y avisa antes de llegar al máximo, algo que es difícil de controlar a mano cuando hay varios centros o turnos que cambian cada semana.
Registro diario y copia en nómina: la regla específica de las horas extra
Además del registro de jornada general, la ley pide que las horas extraordinarias se registren día a día y se totalicen en el periodo de pago del salario, entregando copia del resumen al trabajador.
- Cada día, el fichador separa las horas por encima de la jornada pactada.
- El responsable las aprueba o las marca como no autorizadas, con comentario.
- Al cierre del mes se genera el resumen por persona.
- El resumen se envía a la asesoría para la nómina y a cada trabajador a su área personal.
Ese último paso es el que muchas empresas olvidan y el que aparece en el portal del empleado sin trámites.
Ejemplo: una semana con horas de más en una empresa de reformas
Un oficial con jornada de 40 horas semanales trabaja de lunes a jueves de 8:00 a 17:00 con una hora de comida, y el viernes alarga hasta las 19:00 para terminar una obra.
| Día | Horas efectivas |
|---|---|
| Lunes a jueves | 8 cada día, 32 en total |
| Viernes | 10 |
| Total semana | 42, con 2 horas extra |
Si el periodo de cómputo es semanal, esas dos horas pasan a la bolsa. Si tu convenio usa la distribución irregular de la jornada, el cálculo se hace sobre el periodo que marque. Las pausas descontadas salen del registro de descansos.
Horas extra y coste: qué mirar cada mes
- Qué personas concentran más horas y si se repite cada mes.
- Qué centros o turnos generan más exceso.
- Cuántas horas están pendientes de compensar con descanso y su fecha límite.
- Si el volumen justificaría reforzar plantilla.
Para cruzar horas con ingresos por cliente o por servicio está la página de rentabilidad por cliente, servicio y empleado.