Fichador · control horario
Registros de fichaje inalterables, con cada cambio a la vista
Un registro de jornada inalterable no impide corregir errores: impide hacerlo sin dejar rastro. Cada cambio guarda quién, cuándo, qué había antes y por qué.
Respuesta corta
Un registro de fichaje inalterable guarda cada entrada y salida de forma que no se pueda borrar ni sobrescribir. Si hay que corregir un fichaje, se añade una corrección con el valor original, el nuevo, el autor, la fecha y el motivo, y el trabajador ve ese historial. Así el registro es fiable ante la Inspección y ante la propia plantilla.
¿Qué queda guardado en cada fichaje?
Cada fichaje guarda la hora que marca el servidor, el método usado y si se hizo sin conexión. Las correcciones se añaden sobre el original con su motivo, quién la pidió y quién la aprobó.
Hora del sistema
La pone el servidor, no el reloj del dispositivo.
Método de fichaje
Móvil, tablet, web, NFC o WhatsApp, y si se hizo sin conexión.
Corrección como capa nueva
El fichaje original nunca desaparece; la corrección se añade encima con su motivo.
Quién pidió y quién aprobó
Las correcciones las propone el trabajador o el responsable, y la otra parte las ve.
¿Por qué importa?
Un registro que cualquiera puede editar no demuestra nada. Con historial, ante una reclamación de horas o una inspección se reconstruye cada día tal como se fichó y cada ajuste posterior. Qué exige hoy la norma y qué cambiaría con el fichaje digital lo explicamos en el artículo enlazado abajo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo obligar a escribir un motivo en cada corrección de fichaje?
Sí. El motivo puede ser obligatorio, de modo que ninguna corrección se guarda sin explicación y el historial se entiende meses después.
¿Puedo importar las horas de mi antigua hoja de cálculo al registro inalterable?
Se pueden adjuntar como histórico para consulta, pero conviene que queden identificadas como registros anteriores al sistema y no como fichajes hechos en él.
¿Puede el encargado modificar un fichaje sin que el trabajador se entere?
No. Toda modificación queda en el historial que el trabajador ve desde su propio acceso.
¿Se puede borrar un fichaje duplicado?
Se anula, no se borra: queda marcado como anulado con su motivo y deja de contar en las horas.
¿Qué diferencia hay entre corregir y manipular un fichaje?
Corregir es dejar constancia del error, del dato bueno y de quién lo cambia; manipular es cambiarlo sin rastro. El sistema solo permite lo primero.
¿Puede corregirse un fichaje de hace varios meses?
Técnicamente sí, y quedará reflejado con la fecha en que se hizo la corrección, no con la del día corregido. Por eso un ajuste tardío se nota en el historial. Lo recomendable es corregir en la misma semana, cuando la información es fresca y el cambio resulta creíble para cualquiera que revise el registro.
¿Quién puede ver el historial de cambios de un fichaje?
El propio trabajador ve el historial de sus días, el responsable ve el de su equipo y la dirección el de toda la empresa. En una inspección o una reclamación, el historial se exporta junto con el informe. Ninguna persona puede ocultar o eliminar una entrada del historial.
¿Qué pasa si el reloj del móvil del trabajador está mal?
No afecta, porque la hora que cuenta es la del servidor en el momento de recibir el fichaje. En los fichajes hechos sin conexión, la app compara al sincronizar el reloj del dispositivo con el del servidor y marca cualquier desfase llamativo para que el responsable lo revise.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: un concesionario de 12 personas donde un encargado retocaba horas a mano
Imagina un concesionario de coches de segunda mano en Burgos con 12 personas entre comerciales, taller y administración. Llevaban el control horario en una hoja de cálculo compartida y un encargado ajustaba las horas a final de mes «para que cuadraran». Cuando un mecánico reclamó horas de más, nadie podía demostrar qué se había fichado de verdad y qué se había tocado después.
Con el fichador, cada entrada y salida se guarda con la hora del servidor y el método usado. Se configuran los permisos: el encargado puede proponer o aprobar correcciones de su equipo, pero no eliminar un fichaje original; la gerencia ve todo y exporta. Cada corrección pide un motivo obligatorio, como «se olvidó fichar al salir de la ITV».
A los pocos meses, si alguien discute un día concreto, se abre el detalle y se ve lo que se fichó, qué se cambió, quién lo pidió y quién lo aprobó. Las correcciones suelen bajar, porque ya nadie corrige por costumbre, y la plantilla confía más en el registro porque ve lo mismo que la empresa.
¿Por qué un Excel no sirve como registro de jornada fiable?
Una hoja de cálculo permite cambiar cualquier hora sin que quede constancia de quién lo hizo ni de cuál era el valor anterior, y eso le quita valor como prueba.
La Inspección de Trabajo, en su criterio técnico sobre el registro de jornada, pone el acento en que los datos sean objetivos y fiables. Un archivo editable puede valer como apoyo, pero ante una reclamación la otra parte puede cuestionar cada dato. Con un sistema que guarda cada capa, el día se puede reconstruir tal como se fichó.
Lo mismo pasa con las hojas en papel rellenadas a fin de semana con horas redondas: el problema no está en el soporte, sino en que no reflejan el momento real.
Anatomía de una corrección bien hecha
- El trabajador detecta que falta la salida del martes y pide la corrección desde su área personal: «salí a las 18:10, se me olvidó fichar».
- El sistema guarda la solicitud con la fecha y la hora en que se pidió.
- El responsable la revisa y la aprueba.
- El martes muestra ahora la salida a las 18:10, con una marca de «corregido».
- Al abrir el detalle se ve el hueco original, la solicitud, quién aprobó y cuándo.
El trabajador ve ese mismo historial en su consulta personal de fichajes, así que no hay versiones distintas para cada parte.
Qué puede y qué no puede hacer cada perfil
| Perfil | Puede | No puede |
|---|---|---|
| Trabajador | Fichar y pedir correcciones de sus días | Modificar nada directamente |
| Encargado | Aprobar o proponer correcciones de su equipo | Eliminar un fichaje original |
| Dirección | Ver todo y exportar | Borrar el historial de cambios |
| Studio Emprende | Soporte técnico | Editar fichajes de tu plantilla |
La regla de oro: cualquier ajuste se suma, nada se sustituye. Los avisos que evitan llegar a tantas correcciones se explican en la página de alertas de fichaje.
Cuándo el historial te protege a ti como empresa
El historial también defiende a la empresa. Si un extrabajador reclama horas que no hizo, el registro muestra sus fichajes reales con la hora del servidor, y cualquier cambio con su autor. Si un encargado modificó horas por su cuenta, también queda a la vista, y eso permite detectarlo antes de que se convierta en un problema mayor.
Todo ello se presenta en el informe de jornada para Inspección, con las correcciones identificadas.