Fichador · control horario
El informe para la Inspección de Trabajo, en un clic
Si llega un requerimiento de la Inspección de Trabajo, el informe de registro de jornada sale en un clic, con el periodo, los trabajadores y el centro que te pidan.
Respuesta corta
El informe para Inspección es un documento exportable en PDF o Excel que recoge, por trabajador y día, la hora de inicio y fin de la jornada, las pausas, el total de horas y las correcciones con su historial. Se genera filtrando por periodo, centro o persona, sin recopilar hojas ni rehacer cálculos.
¿Qué contiene el informe?
El informe recoge los datos de empresa, centro y periodo, el detalle diario de cada trabajador, las correcciones con su motivo y autor, y los totales semanales y mensuales con las horas extra aparte.
Empresa, centro y periodo
Razón social, centro de trabajo y fechas consultadas en la cabecera.
Detalle diario por persona
Entrada, salida, pausas y horas totales de cada día.
Correcciones con motivo
Qué se cambió, quién y cuándo, para que no haya dudas sobre la fiabilidad.
Resumen de horas
Totales por semana y mes, con las horas extra separadas.
Otros usos del mismo informe
El mismo documento sirve a tu asesoría para revisar nóminas, a un trabajador que pide sus horas o a la representación de la plantilla. Los filtros son los mismos; solo cambia a quién se lo envías.
Preguntas frecuentes
¿Puedo sacar el informe de un solo centro aunque mi empresa tenga varios?
Sí. Se filtra por centro, por persona o por ambos, y la cabecera indica el centro para que no haya dudas.
¿El informe para Inspección muestra las vacaciones y las bajas del periodo?
Sí. Los días de ausencia aparecen identificados como tales, para que no parezcan jornadas sin fichar.
¿Qué datos del registro de jornada suele pedir la Inspección?
Normalmente los registros diarios de inicio y fin de jornada de un periodo y de unos trabajadores concretos. El informe permite sacarlos con exactamente esos filtros.
¿El informe de jornada se puede firmar digitalmente?
Se descarga en PDF para firmarlo con tu certificado digital si te lo piden firmado.
¿Puedo enviar el informe a mi asesoría cada mes de forma automática?
Sí, se puede programar el envío mensual por correo con el resumen de horas de toda la plantilla.
¿Cuánto plazo suele dar la Inspección para entregar el registro?
El plazo lo marca cada requerimiento y suele ser corto, de días y no de semanas. Por eso conviene tener el registro siempre al día y no depender de reconstruir datos cuando llega la notificación. Si el plazo no fuera suficiente por un motivo justificado, tu asesoría puede valorar pedir una ampliación.
¿Puedo sacar el informe de un trabajador que ya no está en la empresa?
Sí. Los registros de extrabajadores siguen guardados durante el plazo de conservación y aparecen al filtrar por persona o por periodo, aunque su acceso a la app esté cerrado. Es habitual que una inspección o una reclamación se refiera precisamente a alguien que ya se marchó.
¿El informe incluye la ubicación de los fichajes?
Solo si la geolocalización está activada para esa persona y decides incluirla al generar el informe. Por defecto, el documento se limita a horas, pausas y correcciones. Entregar datos que no te han pedido no aporta nada y puede plantear problemas de protección de datos, así que es mejor ceñirse al requerimiento.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: dos fruterías a las que piden seis meses de registro tras una denuncia
Imagina un negocio con dos fruterías en Granada y 7 dependientes. Una antigua empleada presenta una denuncia por horas no pagadas y, semanas después, llega un requerimiento: el registro de jornada de toda la plantilla de la tienda del centro durante los últimos seis meses, en un plazo de pocos días.
El dueño entra en el fichador, filtra por la tienda del centro y por las fechas pedidas y descarga el informe en PDF. Aparece la cabecera con la empresa, el centro y el periodo, el detalle diario de cada persona con sus pausas y las tres correcciones de esos meses, con quién las hizo y por qué. Saca también una versión en Excel para su asesoría laboral, que revisa los totales antes de entregarlo.
En lugar de pasar un fin de semana fotocopiando hojas y sumando horas a mano, el informe está listo en una tarde. El tiempo se dedica a lo importante: preparar con la asesoría las explicaciones de los días con horas de más. Lo que decida la Inspección depende del caso, pero el registro se entrega completo y ordenado.
¿Qué hacer el día que llega un requerimiento de la Inspección de Trabajo?
Lo primero es leer con calma qué periodo, qué trabajadores y qué centro piden, y en qué plazo y canal hay que entregar la documentación.
- Comprueba si el requerimiento llegó por la sede electrónica o en una visita, porque cambia el modo de respuesta.
- Filtra el informe por esas fechas y personas, sin añadir datos que no te han pedido.
- Revisa las correcciones del periodo y que cada una tenga su motivo.
- Envía una copia a tu asesoría laboral antes de presentarlo.
- Guarda el PDF entregado y la fecha de envío.
Tener el registro ordenado convierte una tarea de días en una de minutos, y reduce el riesgo de entregar información incompleta por las prisas.
Señales que pueden llamar la atención en un registro de jornada
- Todas las entradas a las 8:00 en punto y todas las salidas a las 17:00, día tras día, lo que hace pensar en un registro rellenado a posteriori.
- Correcciones masivas el mismo día, hechas por la misma persona y sin motivo.
- Huecos de semanas completas sin fichajes de alguien que estaba de alta.
- Horas extra que no coinciden con lo pagado en nómina.
Un fichaje real tiene variaciones de minutos. Por eso tiene valor que la hora la ponga el servidor y que los ajustes queden en el historial de cambios del fichaje.
Ejemplo de informe para un taller con dos turnos
Imagina un taller con ocho mecánicos en dos turnos al que piden el registro de los últimos tres meses. El informe muestra en la cabecera la razón social, el centro y el periodo. Después, una página por persona con cada día: entrada, inicio y fin de la pausa, salida y horas totales.
Al final de cada mes aparecen las horas ordinarias y las extraordinarias por separado, que deben cuadrar con las nóminas. Si en ese periodo hubo bajas o vacaciones, salen identificadas para que nadie confunda una ausencia justificada con un día sin fichar. Las horas de más se calculan con las reglas explicadas en la página de control de horas extraordinarias.
Formatos de entrega y quién puede generarlo
El informe sale en PDF para presentar y en Excel o CSV para revisarlo con la asesoría. Lo pueden generar la dirección y las personas con permiso de gestión de personal; un encargado de turno solo ve su equipo.
Si quieres revisar periódicamente que el registro está en orden, encaja la página sobre cumplimiento de registro de jornada y Verifactu en pymes.
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