Pequeñas empresas
Cumple la ley: Verifactu y registro de jornada sin dos programas distintos
Verifactu y el registro de jornada son las dos obligaciones por las que más preguntan las pequeñas empresas, y se pueden cumplir desde el mismo programa de gestión.
Respuesta corta
Una pequeña empresa con trabajadores debe registrar la jornada diaria desde 2019 (RDL 8/2019) y conservar esos registros cuatro años. Además, tendrá que facturar con un sistema adaptado a Verifactu: las fechas vigentes son el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, aunque Hacienda ha anunciado un aplazamiento a octubre de 2028 pendiente de publicarse en el BOE.
¿Qué exige cada obligación?
El registro de jornada exige anotar a diario la entrada y salida de cada trabajador y guardarlo cuatro años; Verifactu pide que cada factura genere un registro encadenado e inalterable con su código QR.
Registro de jornada
Hora de entrada y de salida de cada trabajador, cada día, disponible para la plantilla y para Inspección.
Conservación cuatro años
Los registros deben guardarse cuatro años y poder consultarse cuando se pidan.
Facturación con Verifactu
Cada factura genera un registro encadenado e inalterable y lleva un código QR.
¿Qué es obligatorio ya y qué no?
El registro de jornada es obligatorio hoy; el fichaje digital obligatorio todavía no está publicado en el BOE, así que el registro puede llevarse en otros formatos siempre que sea fiable. Verifactu aún no se aplica, pero conviene tener el programa preparado para no cambiar con prisas.
¿Cómo se resuelve con un solo programa?
Un mismo programa recoge los fichajes desde móvil, tablet o tarjeta, genera en cada factura el registro y el QR de Verifactu y se actualiza cuando cambian los plazos oficiales, con aviso para ti.
Fichaje desde el móvil
La plantilla ficha desde el móvil, una tablet o una tarjeta, y el informe sale en un clic.
Facturas preparadas
El programa de facturación genera el registro y el QR sin pasos extra.
Fechas vigiladas
Si cambian los plazos oficiales, se actualizan cuando se publiquen y te avisamos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se registra un turno que empieza un día y termina al siguiente?
Se registra como una sola jornada, con su hora de entrada y de salida, aunque cruce la medianoche. Así las horas no se parten entre dos días por error.
¿Los tickets o facturas simplificadas también entran en Verifactu?
Sí. Las facturas simplificadas emitidas con un programa informático también deben cumplir los requisitos del sistema de facturación, igual que las facturas completas.
¿Hay que registrar la jornada de quien trabaja a tiempo parcial?
Sí. El registro diario de jornada se aplica a toda la plantilla, también a quienes trabajan a tiempo parcial.
¿Un autónomo sin empleados tiene que cumplir Verifactu?
En general sí, si factura con un programa informático: afecta a sociedades y autónomos con independencia de su plantilla, salvo excepciones como quienes ya están en el SII.
¿Qué pasa si me inspeccionan y no tengo registro de jornada?
No llevar el registro es una infracción laboral sancionable y, además, sin él es difícil demostrar las horas trabajadas.
¿Tengo que cambiar de programa de facturación por Verifactu?
Solo si tu programa actual no se adapta. Muchos fabricantes están actualizando el suyo, así que pregunta primero. Si no tiene previsto adaptarse o te da respuestas vagas, conviene cambiar con tiempo para no tener que hacerlo deprisa cerca de la fecha obligatoria.
¿Sirve un registro de jornada en papel?
Hoy la norma exige que el registro sea diario y fiable, pero no obliga a un formato digital concreto. El papel es válido si se rellena cada día y se conserva cuatro años, aunque es más fácil de manipular, de perder y de presentar ante una inspección.
¿Los trabajadores pueden ver sus propios fichajes?
Sí, y deben poder hacerlo: el Estatuto de los Trabajadores exige que los registros estén a disposición de la plantilla. Con un fichador digital cada persona consulta sus horas desde el móvil, lo que además reduce las dudas y reclamaciones a final de mes.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: panadería con obrador de madrugada y dos despachos de venta
Piensa en una panadería con obrador y dos despachos en un pueblo grande de Toledo, con nueve empleados. Los panaderos entran a las tres de la madrugada y las dependientas hacen turno de mañana o de tarde. El registro de jornada era una hoja firmada a final de mes. Las facturas a cafeterías y bares salían de un programa y los tickets, de otra caja.
Se resuelve con un solo programa. Cada centro tiene una tablet para fichar entrada, pausas y salida. Los turnos de madrugada se registran completos aunque empiecen un día y terminen al siguiente. Cada empleado ve sus propios fichajes desde el móvil. Las facturas a hostelería y los tickets de mostrador salen del mismo programa, preparado para Verifactu. El fichador cuesta 8 € por empleado al mes, así que para nueve personas son 72 € mensuales.
En este ejemplo, la dueña deja de perseguir firmas a fin de mes. Si llega una inspección, puede sacar el registro de cualquier trabajador en minutos, sin buscar hojas en una carpeta.
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Calendario de obligaciones para una pyme
Las fechas que hoy afectan a una pequeña empresa en jornada y facturación son estas:
| Obligación | Desde cuándo | Situación |
|---|---|---|
| Registro diario de jornada | 12 de mayo de 2019 | Vigente para toda empresa con trabajadores |
| Verifactu para sociedades | 1 de enero de 2027 | Fecha vigente; Hacienda ha anunciado aplazamiento a octubre de 2028, pendiente de BOE |
| Verifactu para el resto de obligados | 1 de julio de 2027 | Fecha vigente; mismo aplazamiento anunciado, pendiente de BOE |
Cuando el aplazamiento se publique, las fechas cambiarán. Hasta entonces, lo prudente es planificar con las vigentes. Para entender el sistema con más detalle, lee qué es Verifactu y cuándo te afecta.
Cómo ponerte al día paso a paso
Ponerte al día lleva poco tiempo si se hace en orden. Este es el recorrido recomendado:
- Comprueba tu registro de jornada. ¿Recoge entrada y salida diaria de cada persona y lo conservas cuatro años?
- Elige cómo fichará tu equipo: móvil, tablet en el local, web o tarjeta.
- Da de alta a la plantilla con sus horarios y turnos.
- Revisa tu programa de facturación y pregunta a tu proveedor si estará adaptado a Verifactu.
- Si no lo está, planifica el cambio con margen, sin esperar a los últimos meses.
- Haz una prueba de informe como si te lo pidiera Inspección.
El fichador con control horario puede estar funcionando en uno o dos días.
Errores frecuentes con el registro de jornada
Muchas empresas creen que cumplen con el registro y no es así. Los errores más habituales:
- Registrar solo las horas totales del día, sin hora de entrada y de salida.
- Rellenar la semana entera el viernes de memoria.
- Dejar fuera a quienes trabajan a tiempo parcial o fuera del local.
- Perder registros al cambiar de programa o de gestoría.
- No dar acceso a la plantilla a sus propios fichajes.
- Corregir fichajes sin dejar constancia de quién y por qué.
La ley laboral (art. 34.9 ET) exige que esos registros estén a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Para ese momento sirve el informe para Inspección en un clic.
Qué cambia según el tipo de negocio
La forma de cumplir varía con cómo trabaja tu equipo. Algunos ejemplos hipotéticos:
- Bar con turnos partidos: fichaje en una tablet del local con pausas registradas y cuadrante semanal.
- Empresa de reformas: fichaje desde el móvil en cada obra, con modo sin conexión si no hay cobertura.
- Asesoría con teletrabajo: fichaje web desde casa con el mismo control que en la oficina.
- Comercio con dos tiendas: cada trabajador ficha en su centro y el informe sale separado.
En todos los casos, la facturación con Verifactu sale del mismo programa, así que no hace falta tener dos herramientas.
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