Fichador · control horario
Conservación del registro de jornada durante 4 años
El registro de jornada hay que conservarlo cuatro años. El fichador lo guarda en la nube con copias automáticas, también el de quienes ya no están en la empresa.
Respuesta corta
Conservar el registro de jornada durante cuatro años significa poder enseñar los fichajes de cualquier trabajador, de cualquier día de ese periodo, aunque ya haya dejado la empresa. Un fichador digital lo resuelve guardando los registros en servidores con copia de seguridad y permitiendo filtrarlos y exportarlos por persona y fechas.
¿Qué incluye?
Incluye cuatro años de fichajes, pausas, correcciones y ausencias, también de quienes ya no están en la empresa, con copias de seguridad automáticas y exportación en PDF o Excel cuando lo necesites.
Histórico completo
Cuatro años de fichajes, pausas, correcciones y ausencias, consultables en segundos.
Extrabajadores incluidos
Al dar de baja a alguien se cierra su acceso, pero su registro se mantiene el tiempo exigido.
Copias de seguridad
Copias automáticas en ubicaciones distintas para que un fallo no te deje sin datos.
Exportación cuando quieras
Descarga en PDF o Excel por persona, centro o periodo, también si un día cambias de proveedor.
¿Y si vienes del papel?
Las hojas firmadas de años anteriores hay que seguir guardándolas hasta que cumplan los cuatro años. Podemos escanearlas y adjuntarlas para tenerlo todo en el mismo sitio, aunque los originales no conviene destruirlos antes de plazo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo encuentro el registro de un trabajador de temporada si no recuerdo su nombre completo?
Puedes filtrar por centro y por el periodo en que trabajó para ver quién estuvo de alta esas fechas, y abrir su registro desde ahí.
¿Pago cuota por los trabajadores dados de baja cuyo registro se conserva?
La cuota se calcula por las personas dadas de alta que fichan y se ajusta al mes siguiente de cada baja. Guardar el registro de quien ya se fue forma parte del servicio.
¿Qué pasa con los registros si dejo de usar el fichador?
Te entregamos una exportación completa para que los sigas conservando hasta cumplir los cuatro años.
¿Hay que guardar el registro de un trabajador que ya se ha ido?
Sí, el plazo de cuatro años cuenta igual. Por eso su registro sigue disponible aunque él ya no pueda entrar.
¿Dónde se guardan los fichajes?
En servidores en la nube con copias periódicas. Te indicamos la ubicación y firmamos contigo el contrato de encargado del tratamiento.
¿Hay que conservar también las correcciones y las pausas durante cuatro años?
Lo prudente es conservar todo lo que forma parte del registro diario: entrada, salida, pausas y cualquier corrección con su motivo. Si solo guardas el total de horas, pierdes la capacidad de demostrar cómo se llegó a ese número. Por eso el fichador guarda el histórico completo con todas sus capas.
¿Vale escanear las hojas de fichaje en papel y destruir los originales?
La norma no regula expresamente el formato de conservación, y un escaneo legible ayuda a consultar. Aun así, si hubiera una discusión sobre la autenticidad de una firma, el original tiene más valor. Por prudencia, recomendamos guardar los papeles hasta que cumplan su plazo y usar el escaneo como copia de consulta.
¿Qué ocurre si me piden registros de hace más de cuatro años?
Fuera de ese plazo no existe obligación de tenerlos, salvo que haya un procedimiento abierto que lo justifique. Si los sigues guardando, puedes entregarlos, pero conviene revisar con tu asesoría si mantenerlos tiene sentido, porque la normativa de protección de datos pide no conservar información personal sin motivo.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: tres heladerías de costa con más de 80 trabajadores de temporada en 4 años
Imagina un negocio de tres heladerías en la costa de Cádiz. Abre de marzo a octubre y cada temporada contrata a unas 25 personas, muchas estudiantes que no repiten. En cuatro años eso suma más de 80 trabajadores distintos, y hasta ahora sus hojas de fichaje estaban en cajas en el altillo de una de las tiendas, algunas con humedad.
Con el fichador, cada temporada se da de alta al personal nuevo y, al acabar su contrato, se le da de baja: pierde el acceso, pero su registro se queda guardado. Se configura un filtro por temporada y por heladería para encontrar a cualquiera en segundos. Las cajas de años anteriores se escanean y se adjuntan, sin tirar los originales hasta que cumplan su plazo.
El día que un extrabajador de hace dos veranos pide sus horas, o las pide la Inspección, la dueña saca el PDF filtrando por nombre y fechas, en vez de subir al altillo a buscar una carpeta. Y cada año, las cajas de papel que ya cumplen los cuatro años pueden salir del local.
¿De dónde sale el plazo de cuatro años para guardar los fichajes?
El plazo de cuatro años lo fija el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido en 2019 junto con la obligación de registrar la jornada.
Durante ese tiempo, los registros tienen que estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. Coincide además con el plazo general de prescripción de las infracciones en el orden social, por lo que es el periodo en el que una revisión puede pedir datos antiguos.
Cuenta desde la fecha de cada registro. Los fichajes de marzo de 2022 pueden eliminarse en marzo de 2026, mientras que los de este mes tendrán que seguir guardados hasta 2030.
Papel, Excel o nube: cómo aguanta cada opción cuatro años
| Soporte | Riesgo principal | Encontrar un día concreto |
|---|---|---|
| Hojas firmadas en archivador | Humedad, extravío, letra ilegible | Buscar a mano carpeta por carpeta |
| Excel en un ordenador | Ediciones sin rastro y discos que fallan | Rápido, si nadie ha tocado el archivo |
| Fichador en la nube con copias | Depender del proveedor si no exportas | Filtro por persona y fecha |
Para el último riesgo existe la exportación: los registros salen en formatos estándar y se pueden guardar aparte, algo que recomendamos hacer al menos una vez al año. Hablamos de copias en el artículo sobre copias de seguridad que funcionan.
Qué pasa con los datos personales al terminar el plazo
Pasados los cuatro años, el registro deja de ser obligatorio y la protección de datos pide no guardar información personal sin motivo. Por eso conviene definir una regla de borrado.
- Se revisa una vez al año qué registros han superado el plazo.
- Se comprueba que no hay una reclamación o un procedimiento abierto que obligue a conservarlos más tiempo.
- Se eliminan o se anonimizan, dejando constancia de la fecha del borrado.
Esta revisión puede hacerse con un aviso programado para que nadie tenga que acordarse.
Cambios de empresa, fusiones y traspasos
Si vendes el negocio, lo traspasas o cambias de forma jurídica, los registros de jornada siguen siendo necesarios. Lo práctico es exportar el histórico completo antes de la operación y entregarlo junto al resto de documentación laboral.
Lo mismo ocurre cuando un trabajador pasa de una sociedad a otra del mismo grupo: cada empresa guarda el periodo en que fue su empleadora. La salida sin penalización incluye esa exportación, y el informe para Inspección se puede sacar de cualquier periodo archivado.