Problemas que nadie resuelve
Buzón de notificaciones vigilado: que ninguna carta electrónica caduque
Las notificaciones electrónicas de Hacienda, la Seguridad Social o el ayuntamiento llegan a buzones que casi nadie mira. El buzón vigilado las detecta y te avisa con un resumen.
Respuesta corta
Un buzón de notificaciones vigilado centraliza los avisos de las sedes electrónicas donde tu empresa recibe notificaciones, como la DEHú, y te avisa en cuanto llega una nueva con un resumen de qué es y qué plazo tiene. Es importante porque una notificación que no se abre a tiempo se considera rechazada y el procedimiento sigue adelante.
¿Qué buzones se vigilan?
Se vigilan la Dirección Electrónica Habilitada única, los buzones de las sedes donde tu empresa está dada de alta, como Agencia Tributaria o Seguridad Social, y los correos de aviso que esas sedes envían.
Dirección Electrónica Habilitada única
El punto donde muchas administraciones depositan sus notificaciones a empresas.
Sedes con buzón propio
Agencia Tributaria, Seguridad Social y otras sedes que use tu empresa, según dónde estés dado de alta.
Correos de aviso
Los avisos que mandan las sedes al correo de contacto, que suelen acabar en spam o en un buzón olvidado.
¿Qué recibes cuando llega una notificación?
Recibes un aviso inmediato por WhatsApp o correo, un resumen claro con el organismo, el asunto y los plazos, y una tarea con fecha límite que no se cierra hasta que alguien la atiende.
Aviso inmediato
Un mensaje por WhatsApp o correo a ti y, si quieres, a tu asesoría.
Resumen en lenguaje claro
Qué organismo la envía, de qué trata y qué plazo hay para abrirla y para responder.
Tarea con responsable
Se crea una tarea con fecha límite que sigue abierta hasta que alguien la marca como atendida.
Preguntas frecuentes
¿El buzón vigilado incluye las notificaciones de multas de tráfico?
Se puede incluir la dirección electrónica vial de la DGT si la tienes activada. Así las multas de tus vehículos entran en los mismos avisos que el resto de notificaciones.
¿Puedo recibir los avisos de notificaciones en el móvil por WhatsApp?
Sí. El aviso llega con el organismo, el asunto resumido y el plazo, para que sepas al momento si es algo que corre prisa.
¿Qué pasa si no abro una notificación electrónica?
Pasado el plazo para abrirla se considera rechazada y el procedimiento continúa, así que los plazos para responder corren igual.
¿Necesitáis mi certificado digital para vigilar el buzón?
No necesariamente: se pueden centralizar los avisos por correo de las sedes; abrir la notificación lo haces tú o tu asesoría con el certificado.
¿Puede recibir también mi gestoría los avisos?
Sí. Puedes añadir a tu asesoría como destinataria para que los dos tengáis la misma información a la vez.
¿Qué es la DEHú?
La Dirección Electrónica Habilitada única es el punto de acceso común donde muchas administraciones públicas ponen a disposición sus notificaciones electrónicas. Desde ella puedes consultar las notificaciones de distintos organismos sin entrar en cada sede, aunque algunos organismos mantienen también su propio buzón.
¿Puedo pedir que Hacienda no me notifique durante las vacaciones?
La Agencia Tributaria permite señalar hasta 30 días naturales al año en los que no pondrá notificaciones en tu dirección electrónica. Se configuran con antelación en su sede. Solo afecta a las notificaciones de la Agencia Tributaria, no a las de otros organismos.
¿Las notificaciones en papel también se pueden registrar en el sistema?
Sí. Cuando llega una carta certificada, se escanea o se fotografía y se sube al buzón vigilado. A partir de ahí recibe el mismo trato: resumen, plazo y tarea con responsable. Así tienes todas las notificaciones en un mismo historial, lleguen por donde lleguen.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: autónomo transportista de Burgos que pasa la semana en la carretera
Piensa en un transportista autónomo de Burgos con un camión propio, que pasa de lunes a viernes fuera de casa. Está obligado a relacionarse por vía electrónica con algunas administraciones por su actividad, y además recibe notificaciones de la DGT por su vehículo. Entra al buzón cuando se acuerda, desde el móvil, y una vez se le pasó una sanción con reducción por pronto pago.
Con el buzón vigilado se revisan cada día los buzones donde puede recibir notificaciones, incluida la dirección electrónica vial de la DGT. Cuando llega algo, recibe un WhatsApp con quién lo envía, de qué trata en una frase y hasta cuándo puede abrirlo. Si es una multa, se le indica el plazo para pagar con descuento o presentar alegaciones. Su gestoría recibe copia de lo fiscal.
El resultado esperado es que no vuelva a enterarse de una multa cuando ya ha perdido el descuento. Para alguien que conduce todo el día, un aviso claro en el móvil suele ser más práctico que acordarse de entrar en tres sitios distintos.
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Pedir diagnóstico gratis →¿Cuánto tiempo tienes para abrir una notificación electrónica?
Tienes diez días naturales desde que la notificación se pone a disposición en la sede. Si en ese plazo no accedes, la Ley 39/2015 la da por rechazada y se considera notificada a todos los efectos.
Eso significa que el plazo para recurrir o para pagar empieza a correr aunque nadie haya leído la carta. Un recurso que tenía un mes de margen puede quedar con veinte días cuando por fin alguien abre el buzón, o directamente fuera de plazo.
Por eso el valor del buzón vigilado está en el aviso del primer día, no en el resumen. Diez días se pasan rápido en una semana con un puente o con el responsable de viaje. Integrado con el calendario de obligaciones, cada notificación crea su fecha límite automáticamente.
Quién está obligado a recibir notificaciones electrónicas
Las sociedades y el resto de personas jurídicas están obligadas por la Ley 39/2015 a relacionarse electrónicamente con la Administración, así que reciben las notificaciones por esa vía.
Un autónomo, como regla general, puede elegir entre papel y electrónico. Hay excepciones: determinados colectivos o trámites en los que una norma específica exige la vía electrónica, y los casos en que el propio autónomo se ha dado de alta en la notificación electrónica. Si no sabes en qué situación estás, tu asesoría lo puede comprobar.
Señales de que tu empresa necesita vigilar el buzón:
- Eres sociedad, aunque sea pequeña y sin actividad.
- Has recibido alguna vez un aviso por correo de notificación pendiente.
- El certificado digital lo tiene una sola persona.
- Te has enterado de una sanción por el banco, no por la carta.
Ejemplo: una notificación de la Seguridad Social en pleno agosto
Supón un taller con forma de sociedad que cierra la primera quincena de agosto. El día 3 llega a la sede de la Seguridad Social una reclamación de deuda por un recargo.
Sin vigilancia, el aviso por correo cae en una bandeja que nadie mira en vacaciones. El día 13 la notificación se da por rechazada y el plazo para pagar o recurrir ya está corriendo cuando el dueño vuelve.
Con el buzón vigilado, el mismo día 3 llega un WhatsApp al dueño y a su asesoría con el organismo, el asunto y la fecha límite para acceder. La asesoría la abre con su apoderamiento, revisa el recargo y lo atiende ese mismo mes. Para que la asesoría trabaje con la misma información, conviene la conexión del programa con tu asesoría.