Problemas que nadie resuelve
Calendario de obligaciones con avisos para no dejar pasar ningún plazo
El calendario de obligaciones fiscales y legales reúne en un solo sitio todos los plazos de tu empresa y avisa con tiempo a quien le toca.
Respuesta corta
Un calendario de obligaciones es una agenda compartida con los vencimientos de la empresa, desde los modelos de impuestos hasta las revisiones obligatorias y las renovaciones de seguros, dominios o licencias, con un responsable y avisos previos para cada uno. Evita recargos y sustos por plazos olvidados.
¿Qué fechas recoge?
Recoge los plazos fiscales que lleva tu asesoría, las revisiones obligatorias de equipos y vehículos, las renovaciones de seguros, dominios y certificados, y las fechas de entrada en vigor de normas como Verifactu.
Impuestos y declaraciones
Los plazos de los modelos que presenta tu asesoría, para pasarle la documentación con margen.
Revisiones periódicas
Extintores, instalaciones, vehículos o equipos con revisiones obligatorias.
Renovaciones
Seguros, dominios, licencias de software, certificados digitales y contratos con proveedores.
Cambios normativos
Fechas como Verifactu o la factura electrónica B2B, con lo que tienes que tener listo antes.
¿Cómo se avisa?
Cada plazo genera al menos dos avisos por correo o WhatsApp, uno con tiempo y otro cerca de la fecha, dirigidos a su responsable; si no lo cierra, el aviso llega a dirección.
Varios avisos por plazo
Uno con margen para preparar y otro cerca de la fecha, por correo o WhatsApp.
Responsable asignado
Cada obligación tiene una persona; si no la marca como hecha, el aviso sube a dirección.
Justificante guardado
Al marcarla como hecha se adjunta el justificante y queda archivado.
Preguntas frecuentes
¿El calendario sirve también para revisiones técnicas como extintores o legionela?
Sí. Se puede incluir cualquier obligación con fecha, sea fiscal, laboral, técnica o de licencias, con su aviso y el documento que acredita que se ha cumplido.
¿Puedo guardar en el calendario el certificado de cada revisión hecha?
Sí. Al marcar una obligación como cumplida se adjunta el certificado o la factura, y queda guardado para enseñarlo si te lo piden.
¿Cómo sé qué obligaciones tiene mi empresa?
Se parte de tu actividad, tu plantilla y tus instalaciones, y se contrasta con tu asesoría para no dejar nada fuera.
¿Puedo ver los plazos en Google Calendar u Outlook?
Sí, el calendario de obligaciones se puede sincronizar con el que ya usas para ver las fechas junto a tus citas.
¿Se actualiza cuando cambia una fecha legal?
Las fechas normativas se revisan en el mantenimiento; si se publica un aplazamiento en el BOE, se cambia y te avisamos.
¿Qué pasa si presento un modelo de Hacienda fuera de plazo?
Si lo presentas tarde por tu cuenta, sin requerimiento previo, se aplica un recargo que empieza en el 1 % y sube un punto por cada mes completo de retraso. Pasados doce meses, el recargo es del 15 % más intereses. Si te lo reclama Hacienda antes, puede haber sanción.
¿Sirve el calendario para varias empresas del mismo dueño?
Sí. Cada empresa tiene sus propias obligaciones y responsables, pero puedes ver todas juntas en una sola vista filtrando por sociedad. Es útil cuando hay una sociedad operativa y otra patrimonial con plazos distintos y la misma persona al frente.
¿Quién recibe el aviso si el responsable está de vacaciones?
Cada obligación puede tener un suplente. Si el responsable tiene marcadas vacaciones o no confirma el aviso en el plazo fijado, la alerta pasa al suplente y, en último caso, a dirección. Así ningún vencimiento depende de una sola persona.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: restaurante de Cádiz con licencias, inspecciones y revisiones técnicas
Imagina un restaurante en Cádiz con 14 empleados, terraza y cocina con campana industrial. Los impuestos los lleva su asesoría, pero el resto de fechas las lleva el dueño de memoria: renovación de la licencia de terraza, revisión de extintores, limpieza de la campana, control de legionela del agua caliente, contrato de recogida de aceite usado, formación en manipulación de alimentos de los nuevos. Un verano le llegó una inspección con los extintores caducados.
Se monta un calendario con todas esas obligaciones no fiscales, cada una con su fecha, su proveedor y el documento que acredita que se ha hecho. Se configura un aviso al dueño un mes antes de cada vencimiento, otro a la semana y un tercero a la encargada si nadie lo ha marcado como hecho. Cuando el proveedor pasa, se sube el certificado y la fecha siguiente se calcula sola.
El resultado esperado es tener siempre a mano el papel que pide un inspector y que ninguna revisión dependa de la memoria. En un restaurante así, preparar una inspección puede pasar de una tarde buscando facturas a abrir una carpeta.
Precio
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Te damos las fases y las fechas por escrito en la propuesta, antes de que firmes nada.
Pedir diagnóstico gratis →Ejemplo de calendario fiscal de una sociedad pequeña
Una sociedad limitada con empleados y local alquilado tiene, como mínimo, estos vencimientos fiscales en un año natural. Los plazos son los generales; tu asesoría confirma los que te tocan.
| Cuándo | Qué se presenta |
|---|---|
| Del 1 al 20 de abril, julio y octubre | IVA trimestral (303), retenciones de trabajadores y profesionales (111) y de alquileres (115) |
| Del 1 al 30 de enero | IVA del cuarto trimestre y resumen anual de IVA (390) |
| Del 1 al 20 de enero | Retenciones del cuarto trimestre (111 y 115) |
| Hasta el 31 de enero | Resúmenes anuales de retenciones (190 y 180) |
| Febrero | Declaración de operaciones con terceros (347) |
| Del 1 al 25 de julio | Impuesto sobre sociedades (200), si el ejercicio coincide con el año natural |
| Abril, octubre y diciembre | Pagos fraccionados de sociedades (202), cuando proceden |
El calendario no presenta nada: avisa con margen para que tu asesoría reciba la documentación a tiempo. Si trabajáis conectados, mira la conexión del programa con tu asesoría.
Obligaciones que no son impuestos y suelen olvidarse
Los vencimientos que más sustos dan son los que no tienen fecha fija en ningún calendario oficial. Algunos frecuentes:
- Revisiones de extintores e instalaciones de protección contra incendios por empresa mantenedora.
- ITV y seguros de los vehículos de empresa.
- Renovación de certificados digitales de la empresa y de sus administradores.
- Conservación del registro de jornada durante cuatro años, obligatorio desde 2019.
- Canal de denuncias, obligatorio por la Ley 2/2023 a partir de 50 trabajadores.
- Formación en IA del personal que usa estas herramientas, exigida por el AI Act desde el 2 de febrero de 2025.
- Renovación de dominios, licencias de software y contratos de mantenimiento.
Para equipos e instalaciones con muchas revisiones, el programa de mantenimientos obligatorios lleva el detalle técnico y el calendario recoge los avisos.
Cómo se construye tu calendario en tres pasos
- Inventario. Recogemos tu forma jurídica, actividad, plantilla, vehículos, instalaciones, contratos y licencias. Con eso sale la lista de obligaciones aplicables.
- Contraste con tu asesoría. Le enviamos la lista para que confirme modelos y plazos y añada lo que conozca de tu caso.
- Responsables y avisos. A cada obligación se le asigna una persona, cuántos días antes se avisa y quién recibe la alerta si no se marca como hecha.
Las fechas que dependen de cambios normativos, como Verifactu, se mantienen al día con lo que publica el BOE; puedes consultarlas en nuestra página de normativas y plazos para empresas.
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