Software de gestión modular a medida
Lotes, trazabilidad y caducidades sin hojas de papel
Un software de trazabilidad por lotes que sabe de qué proveedor vino cada lote, en qué productos se usó, a qué clientes se vendió y cuándo caduca.
Respuesta corta
La trazabilidad por lotes consiste en registrar el número de lote y la fecha de caducidad de cada mercancía al recibirla y arrastrarlos en cada movimiento: almacenaje, producción y venta. Así puedes saber hacia atrás de qué proveedor procede un producto y hacia delante a qué clientes ha llegado, algo imprescindible para retirar un lote o responder a una inspección.
¿Qué registra el programa?
Registra el lote y la caducidad de cada entrada, qué lotes de materia prima forman cada lote fabricado y qué lote exacto se entregó en cada albarán o venta a tus clientes.
Entrada con lote
Lote del proveedor, caducidad y fecha de recepción, leídos del código de barras cuando es posible.
Producción
Qué lotes de materia prima entran en cada lote de producto terminado.
Salida a cliente
Cada albarán o venta guarda el lote exacto que se entregó.
¿Qué te resuelve?
Te resuelve servir antes lo que caduca antes, ver qué lotes vencen en los próximos días, sacar en segundos los clientes que recibieron un lote a retirar y documentar su recorrido ante una inspección.
Primero lo que antes caduca
Al preparar pedidos, el programa propone el lote con caducidad más próxima.
Alertas de caducidad
Lista de lotes que caducan en los próximos días para darles salida a tiempo.
Retirada de un lote
En segundos, la lista de clientes que lo recibieron con sus datos de contacto.
Informe para inspección
Recorrido completo de un lote, desde el proveedor hasta el último cliente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo mezclar varios lotes de materia prima en un mismo lote de producto final?
Sí. Al producir indicas qué lotes de entrada has usado y en qué cantidad, y el lote final queda unido a todos ellos para poder rastrearlos.
¿Se puede imprimir el número de lote en la etiqueta al envasar?
Sí, la etiqueta se genera con el lote y la fecha de consumo que ha dado el programa, así no hay que copiarlos a mano ni hay riesgo de errores.
¿Qué es la trazabilidad hacia atrás y hacia delante?
Hacia atrás es saber de dónde vino un producto; hacia delante, a quién se entregó. El programa resuelve las dos con el número de lote.
¿Cómo se localiza a los clientes que recibieron un lote defectuoso?
Buscas el lote y el programa lista todos los albaranes y clientes que lo incluyeron, listos para avisarles.
¿Sirve la trazabilidad por lotes para cosméticos o piezas industriales?
Sí, cualquier producto con lote o número de serie: alimentación, cosmética, farmacia, recambios o materiales de construcción.
¿Necesito un lector de códigos de barras para registrar los lotes?
No es imprescindible. La cámara del móvil lee la mayoría de códigos y también puedes teclear el lote a mano. Un lector dedicado compensa cuando recibes muchas líneas al día, porque es más rápido y evita errores de lectura con poca luz.
¿Se puede seguir cada unidad con su número de serie?
Sí. Para maquinaria, electrónica o recambios de valor el programa registra el número de serie de cada unidad en la entrada y en la venta. Así sabes qué cliente tiene cada aparato y desde cuándo, algo muy útil para garantías y revisiones.
¿Puedo exigir una vida útil mínima al servir a un cliente concreto?
Sí. En la ficha del cliente indicas cuántos días de caducidad deben quedar como mínimo. Al preparar su pedido, el programa descarta los lotes que no cumplen y te avisa si no hay existencias válidas para servirle.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: un productor de miel que envasa para 60 tiendas
Imagina un pequeño productor de miel en Guadalajara que compra miel a varios apicultores, la envasa y la vende a unas 60 tiendas. Los lotes se apuntan a mano en una libreta. Cuando una tienda avisa de que un bote ha cristalizado de forma rara, nadie sabe de qué bidón salió ni qué otras tiendas tienen botes de esa misma tanda.
En el programa, cada bidón entra con su lote y su apicultor de origen. Al envasar, se genera el lote de bote, unido a los bidones que se han usado, con su fecha de consumo preferente. La etiqueta del bote sale con ese lote impreso. Cada albarán a tienda recoge qué lotes se han servido. Si hay que revisar algo, se busca el lote y aparece todo el camino, hacia atrás y hacia delante.
Lo que antes podía llevar un día de revisar libretas y llamadas se resuelve en unos minutos. Y si hay que retirar algo, se avisa solo a las tiendas que lo tienen, no a las 60.
Precio
Presupuesto cerrado antes de empezar, según los módulos que necesites, después de un diagnóstico gratuito.
Ver precios y packs →Plazo
Te damos las fases y las fechas por escrito en la propuesta. La migración de tus datos está incluida.
Pedir diagnóstico gratis →¿Qué exige la normativa sobre trazabilidad de alimentos?
En alimentación, el Reglamento (CE) 178/2002 obliga a cada empresa de la cadena a identificar a quién compró cada producto y a qué empresas lo vendió. Es la regla conocida como un paso atrás y un paso adelante, y la autoridad sanitaria puede pedirte esa información en cualquier momento.
La norma no impone un programa concreto, pero sí que la respuesta sea rápida y fiable. Con cuadernos o con un Excel que se actualiza a final de semana es difícil demostrar qué lote salió en qué albarán.
Fuera de la alimentación, la trazabilidad la piden sobre todo los clientes: un fabricante que compra recambios, una farmacia que exige números de lote o una constructora que quiere los certificados de un material. El programa responde igual en todos los casos.
Ejemplo: una distribuidora retira un lote de queso
Imagina una distribuidora de productos frescos que recibe un aviso de su proveedor un viernes por la tarde. Así sería la retirada con el módulo funcionando:
- Busca el lote en el programa y ve que entraron 40 cajas el día 3.
- Comprueba que quedan 12 en el almacén central y 4 en la furgoneta de reparto.
- Bloquea esas 16 cajas para que nadie las cargue en un pedido.
- Obtiene la lista de los nueve clientes que recibieron el resto, con teléfono y albarán.
- Les envía el aviso de retirada desde el mismo programa y deja constancia de la hora.
- Genera el informe con todo el recorrido para entregarlo si lo pide sanidad.
Todo el proceso cabe en una hora. Sin registro de lotes, la misma retirada supone revisar albaranes uno a uno o avisar a todos los clientes por precaución.
FIFO, FEFO y vida útil mínima por cliente
El orden en que sale la mercancía decide cuánta acaba en la basura. El programa admite varios criterios y puedes usar uno distinto por familia de productos.
| Criterio | Cómo funciona | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| FIFO | Sale primero lo que entró antes | Productos sin caducidad o con caducidad muy larga |
| FEFO | Sale primero lo que caduca antes | Alimentación, cosmética o farmacia |
| Vida útil mínima | No se sirve un lote si le quedan menos días de los que exige el cliente | Supermercados o cadenas con condiciones de compra estrictas |
Las alertas de caducidad se combinan con el inventario en varios almacenes para mover un lote al punto donde se vende más rápido.
Lo que cambia en el almacén durante el primer mes
El primer cambio llega en la recepción: cada entrada se registra con su lote, y lo más cómodo es leerlo con el móvil o un lector desde la etiqueta del proveedor. Si el proveedor no trae código, imprimes tu propia etiqueta con las etiquetas con código de barras y QR del programa.
El segundo cambio está en la preparación de pedidos. El preparador coge la caja que le indica la pantalla en lugar de la que tiene más a mano.
Para cocinas y obradores, el registro de lotes encaja con el control sanitario diario que explicamos en el artículo sobre APPCC digital en hostelería.