Software de gestión modular a medida
Pedidos a proveedores sin olvidos ni compras de más
La gestión de pedidos a proveedores propone qué comprar según tu stock, envía el pedido y controla lo que llega, lo que falta y a qué precio te lo facturan.
Respuesta corta
Un módulo de pedidos a proveedores genera propuestas de compra a partir del stock mínimo y de los pedidos de clientes pendientes, agrupa los artículos por proveedor y envía el pedido por email. Al recibir la mercancía se registra el albarán, se actualiza el stock y se comprueba después que la factura coincide con lo pedido y lo entregado.
¿Cómo se decide qué pedir?
El programa propone qué pedir a partir de los artículos bajo mínimo y de los pedidos de clientes pendientes, con el proveedor preferente de cada uno y un aviso si no alcanzas su pedido mínimo.
Propuesta automática
Artículos por debajo del mínimo y lo necesario para servir pedidos ya aceptados.
Proveedor habitual y alternativo
Cada artículo con su proveedor preferente, su referencia y su último precio.
Pedido mínimo y portes
Aviso si no llegas al mínimo del proveedor para que agrupes compras.
¿Qué controlas después de pedir?
Después controlas lo pendiente de recibir con su fecha prometida, las entregas que llegan por partes, si la factura respeta el precio pactado y cómo se comporta cada proveedor a lo largo del año.
Pendiente de recibir
Lo pedido y no entregado, con la fecha prometida por el proveedor.
Entregas parciales
Cada albarán descuenta lo recibido y el resto sigue vivo.
Precios pactados
Diferencias entre el precio del pedido y el de la factura.
Valoración de proveedores
Retrasos, errores y devoluciones de cada uno a lo largo del año.
Preguntas frecuentes
¿Puedo programar los pedidos para que se propongan siempre el mismo día de la semana?
Sí. Fijas los días en que se revisa cada proveedor y ese día tienes la propuesta lista. Nada se envía sin que lo revises.
¿Qué pasa si el proveedor me sirve un producto sustituto?
Al recibir el pedido se anota el cambio y se registra el producto que ha llegado de verdad, con su precio. Así el stock y la factura cuadran.
¿Se puede enviar el pedido al proveedor directamente desde el programa?
Sí, sale en PDF por email con tus referencias y las suyas, y queda guardado en su ficha.
¿Cómo sé qué pedidos a proveedores llegan con retraso?
Un listado muestra los pedidos con fecha de entrega superada y el programa puede avisar al responsable de compras.
¿Puede un pedido de cliente generar automáticamente la compra al proveedor?
Sí, en artículos bajo pedido la venta crea la compra correspondiente para que no tengas que acordarte.
¿Puedo comparar precios de varios proveedores antes de lanzar un pedido?
Sí. Cada artículo guarda el último precio y el plazo de cada proveedor que lo sirve. Al preparar la compra ves la comparación en la misma línea y eliges, o pides presupuesto a varios a la vez y registras sus respuestas.
¿Se puede exigir la aprobación de un responsable en compras grandes?
Sí. Defines un importe a partir del cual el pedido queda pendiente de aprobación. El responsable recibe el aviso en el móvil, lo revisa y lo aprueba o lo devuelve con un comentario, y todo queda registrado.
¿Cómo se gestionan las devoluciones de mercancía al proveedor?
Se crea una devolución desde el albarán original, con el motivo y las unidades. El stock se descuenta al momento y la devolución queda pendiente hasta que llega el abono, que el programa enlaza con la factura afectada para que no se quede sin reclamar.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: una pastelería con obrador y dos tiendas que pide por WhatsApp
Piensa en una pastelería de Burgos con obrador propio y dos tiendas. Trabaja con unos 25 proveedores: harinas, mantequilla, nata, frutas, cajas y bandejas. Los pedidos se hacen por WhatsApp a cada uno cuando alguien ve que algo se acaba. A veces se olvida la nata un viernes; otras se pide de más y caduca. La responsable dedica unas cuatro horas a la semana a compras.
Cada producto tiene su mínimo y su proveedor habitual. Los lunes y jueves el programa propone qué pedir, agrupado por proveedor, y tiene en cuenta el pedido mínimo de cada uno para no pagar portes. La responsable revisa la propuesta y la envía. Lo que no llega en su fecha aparece como pendiente, y las entregas parciales quedan registradas.
Las compras pueden quedar en una hora y media a la semana. Los olvidos de última hora se reducen mucho y, al no pedir a ojo, la nata y la fruta que se tiran también bajan.
Precio
Presupuesto cerrado antes de empezar, según los módulos que necesites, después de un diagnóstico gratuito.
Ver precios y packs →Plazo
Te damos las fases y las fechas por escrito en la propuesta. La migración de tus datos está incluida.
Pedir diagnóstico gratis →¿Cómo se calcula el punto de pedido de un artículo?
El punto de pedido es la cantidad de stock a la que conviene lanzar la compra para que la mercancía llegue antes de agotarse. Se calcula multiplicando el consumo diario por los días que tarda el proveedor y sumando un stock de seguridad.
Un ejemplo con cifras redondas: si vendes 8 unidades al día, el proveedor tarda 5 días y quieres un colchón de 3 días, el punto de pedido es 8 × 5 + 8 × 3 = 64 unidades. Cuando el stock baja de 64, el artículo entra en la propuesta de compra.
El programa recalcula estos valores con tus ventas reales. Si prefieres que la demanda se estime teniendo en cuenta temporadas y tendencias, el paso siguiente es la previsión de stock con IA.
Pedido, albarán y factura: el cruce a tres bandas
El cruce a tres bandas compara lo que pediste, lo que recibiste y lo que te facturan antes de pagar. Es el control que más dinero recupera en compras y el que menos se hace a mano por falta de tiempo.
- El pedido fija cantidades y precios pactados.
- El albarán registra lo que entró de verdad en el almacén.
- La factura se contrasta con los dos y las diferencias quedan señaladas.
Si el proveedor factura 100 unidades y el albarán dice 96, la factura queda retenida hasta que llegue el abono o la mercancía. Con la lectura automática de facturas de proveedores este cruce se hace sin teclear una sola línea.
Señales de que tus compras necesitan orden
- Te enteras de que falta un artículo cuando el cliente ya lo está pidiendo.
- Dos personas piden lo mismo al mismo proveedor la misma semana.
- Nadie sabe decir qué pedidos siguen sin llegar.
- Pagas portes porque no llegaste al pedido mínimo por poco.
- Descubres subidas de precio meses después, al revisar márgenes.
Si reconoces dos o más, el módulo de compras suele amortizarse rápido. Funciona aún mejor junto al inventario en varios almacenes, porque la propuesta de compra mira el stock de todos los puntos antes de pedir.
Compras según el tipo de negocio
En hostelería, las compras son frecuentes y pequeñas, con productos frescos y proveedores que reparten días concretos. El programa agrupa la propuesta por día de reparto de cada uno.
En una ferretería o un almacén de material, el reto son los miles de referencias y los proveedores alternativos con precios distintos.
En un taller, muchas piezas se piden para una reparación concreta y deben quedar enlazadas a la orden del vehículo.
Si buscas una visión de conjunto de compras, almacén y contabilidad, la tienes en el ERP de compras, proveedores y almacén.
También te puede interesar