ERP para pymes
Compras, proveedores y almacén en el mismo ERP
Un ERP de compras, proveedores y almacén cierra el circuito completo: lo que pides, lo que recibes, lo que te cuesta y lo que te facturan, sin hojas intermedias.
Respuesta corta
El módulo de compras y almacén de un ERP enlaza el pedido al proveedor con la recepción de la mercancía, la entrada en stock y la factura del proveedor. Al cuadrar los tres documentos, el ERP detecta diferencias de cantidad o de precio y actualiza el coste de cada artículo, que luego usa ventas para calcular márgenes.
El circuito de compra en un ERP
El circuito arranca con una propuesta de compra por stock, pedidos o una obra, pasa por la aprobación del pedido, sigue con la recepción contra lo pedido y termina cuadrando la factura antes de pagarla.
Necesidad de compra
Stock mínimo, pedidos de clientes o una obra concreta generan la propuesta de compra.
Pedido con aprobación
Por encima de un importe, el pedido espera el visto bueno del responsable.
Recepción contra pedido
Al llegar la mercancía se comprueba lo recibido y las faltas quedan anotadas.
Factura cuadrada
La factura del proveedor se compara con pedido y albarán antes de pagarla.
¿Qué aporta a la visión de empresa?
Aporta márgenes de venta calculados con el coste real actualizado en cada compra, una comparativa de proveedores basada en datos y la parte del inventario que ya está comprometida con pedidos o proyectos.
Coste real en ventas
El coste medio se actualiza con cada compra y los márgenes de ventas lo reflejan.
Comparativa de proveedores
Precios, plazos y cumplimiento de cada proveedor con datos, no de memoria.
Stock comprometido
Qué parte del inventario está reservada para pedidos o proyectos ya vendidos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar el pedido al proveedor directamente desde el ERP?
Sí. El pedido aprobado se genera en PDF y se envía por correo al proveedor desde la misma pantalla, y queda guardado en su ficha.
¿Qué pasa si el proveedor me sirve menos cantidad de la que pedí?
Al recepcionar marcas lo que ha llegado y el resto queda como pendiente de servir. Puedes esperar el envío restante o cancelarlo, y el stock solo sube por lo que ha entrado de verdad.
¿Qué pasa si el proveedor me factura un precio distinto al del pedido?
El ERP marca la diferencia al cuadrar la factura con el pedido y la deja pendiente de revisión antes del pago.
¿Puedo comprar el mismo artículo a varios proveedores?
Sí. Cada artículo guarda sus proveedores con precio y plazo, y el ERP propone el más conveniente.
¿El ERP sirve si tengo almacén y también compro para obras concretas?
Sí. Las compras pueden ir al almacén general o imputarse directamente a una obra o proyecto.
¿Puedo gestionar lotes y fechas de caducidad en el almacén del ERP?
Sí. Cada entrada registra su lote y su fecha de caducidad, y las salidas se asignan según el criterio que elijas, normalmente lo primero que caduca. Así puedes saber en qué pedidos de cliente acabó un lote concreto si un proveedor te avisa de un problema con él.
¿El almacén del ERP funciona con lector de códigos de barras?
Sí. Las recepciones, preparaciones de pedido y recuentos se pueden hacer con el móvil o con un lector conectado, lo que reduce los errores de tecleo. Si tus artículos no tienen código, el ERP puede imprimir etiquetas propias para pegarlas en estanterías o cajas.
¿Cómo valora el ERP el stock para el cierre del ejercicio?
El ERP calcula el valor de las existencias con el coste medio de compra actualizado en cada entrada, o con el método que acuerdes con tu asesoría. Al cierre puedes sacar el listado valorado por almacén y familia, listo para la contabilidad.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: distribuidor de limpieza profesional con 600 referencias y 25 proveedores
Imagina un distribuidor de productos de limpieza profesional en Murcia. Tiene 600 referencias, 25 proveedores y siete personas. Cualquiera pide por correo cuando ve una estantería vacía. Nadie compara la factura del proveedor con lo pedido, y las diferencias de precio aparecen meses después, al revisar márgenes.
En el ERP se configura un circuito sencillo:
- Las necesidades de compra salen del stock mínimo de cada referencia.
- Los pedidos de más de 1.500 € pasan por la aprobación del gerente.
- Al descargar el camión, el mozo de almacén marca lo recibido contra el pedido.
- La factura del proveedor solo se da por buena si cuadra con pedido y recepción.
En este ejemplo, el primer trimestre puede destapar diferencias en una de cada diez facturas, casi siempre portes o tarifas antiguas. Con el histórico de precios por proveedor, el gerente renegocia los diez artículos que más compra. Y el coste que ve en cada venta ya es el real, no el de la última tarifa que recordaba.
Precio
Presupuesto cerrado antes de empezar, según los módulos que necesites, después de un diagnóstico gratuito.
Ver precios y packs →Plazo
Te damos las fases y las fechas por escrito en la propuesta. La migración de tus datos está incluida.
Pedir diagnóstico gratis →¿Cómo calcula el ERP cuándo y cuánto pedir a cada proveedor?
El ERP propone las compras cruzando tres datos: el stock disponible, la parte reservada para clientes que esperan su pedido y el plazo de entrega de cada proveedor. Cuando la cantidad libre baja del punto de pedido que hayas fijado, el artículo aparece en la propuesta de compra con una cantidad sugerida.
Un ejemplo hipotético: una ferretería industrial vende de media 40 cajas de tornillería a la semana y su proveedor tarda diez días en servir. Si fijas un margen de seguridad de una semana, el punto de pedido queda en unas 97 cajas. Por debajo de esa cifra, el ERP te lo avisa.
Cuando la demanda tiene temporadas, una media fija se queda corta. Para esos casos existe la previsión de stock con IA, que tiene en cuenta estacionalidad y tendencias antes de proponer cantidades.
Inventario: recuento continuo frente a inventario anual
Con el almacén dentro del ERP puedes cambiar el gran recuento anual por recuentos cortos y frecuentes. La diferencia práctica es notable.
| Aspecto | Inventario anual | Recuento continuo |
|---|---|---|
| Parada del almacén | Uno o varios días | Ninguna |
| Detección de descuadres | Una vez al año | Cada semana |
| Esfuerzo | Concentrado y agotador | Repartido en minutos diarios |
| Causa del error | Difícil de rastrear | Fácil, porque es reciente |
El ERP genera cada día una lista pequeña de ubicaciones a contar, priorizando los artículos de más valor o más movimiento. El operario cuenta con el móvil leyendo el código de barras y el ERP registra la diferencia con su motivo. Si gestionas varios locales, el inventario en varios almacenes añade traspasos y stock por ubicación.
Fallos frecuentes en el control de compras de una pyme
Casi todos los descuadres de almacén vienen de compras mal registradas. Estos son los cinco fallos que más vemos en empresas que todavía trabajan con hojas:
- Recibir mercancía sin dar entrada hasta que llega la factura, a veces semanas después.
- Aceptar portes o recargos que no estaban en el pedido sin que nadie los revise.
- Comprar por teléfono sin dejar pedido escrito, con lo que no hay con qué comparar.
- No registrar devoluciones al proveedor, que luego reaparecen como stock fantasma.
- Pagar la factura antes de comprobar que el material llegó completo.
Con el circuito de pedido, albarán y factura dentro del ERP, cada uno de estos casos deja rastro y salta un aviso. Puedes ver cómo se integra con ventas y facturación en la página de ERP para pymes.