Agentes de IA
Agente documental para gestorías: la documentación llega ordenada
El agente documental para gestorías se encarga de perseguir, recibir y ordenar la documentación de tus clientes antes de cada cierre, para que el equipo dedique el tiempo a asesorar.
Respuesta corta
Un agente documental para gestorías recibe los documentos que mandan los clientes por correo, WhatsApp o portal, los clasifica por cliente y tipo (facturas, extractos, nóminas, contratos), extrae los datos de las facturas, detecta lo que falta para cada trimestre o cierre y envía los recordatorios. El técnico recibe el expediente completo y un resumen de lo pendiente.
¿Qué quita de la mesa del equipo?
Le quita al equipo el trabajo de archivar cada documento, teclear los datos de las facturas, revisar qué falta de cada cliente y perseguir la documentación antes de cada plazo.
Clasificar lo que llega
Cada documento va a la carpeta del cliente y del periodo que corresponde.
Extraer las facturas
Proveedor, NIF, base, IVA y fecha, listos para revisar y contabilizar.
Detectar lo que falta
Compara con lo habitual de cada cliente y avisa si falta un extracto o una factura recurrente.
Recordar plazos
Escribe al cliente antes de cada fecha límite con la lista concreta de lo que necesitas.
¿Quién revisa el trabajo?
El agente prepara y ordena; el criterio contable y fiscal sigue siendo del técnico. Lo que no reconoce con seguridad queda marcado para revisión, y cada documento guarda su origen y la fecha en que llegó.
Preguntas frecuentes
¿El agente documental sirve también para la parte laboral, no solo para facturas?
Sí. Se le enseña a reconocer los documentos laborales que recibe tu gestoría, como altas, bajas o variaciones de contrato, y a archivarlos por empresa y trabajador. La decisión sobre cada trámite sigue siendo del técnico.
¿Puedo empezar con una parte de mis clientes antes de pasar a todos?
Sí, y suele ser lo recomendable. Se empieza con un grupo de clientes que mandan mucho papel desordenado, se ajustan las reglas con casos reales y después se amplía al resto.
¿Funciona con el programa contable que ya usa la gestoría?
Depende del programa: si tiene API o importa archivos, los datos extraídos se pueden pasar a él. Lo revisamos en la auditoría.
¿Cómo envían los clientes los documentos al agente?
Por el canal que ya usan: correo, WhatsApp o un portal. El agente los recoge allí y los ordena.
¿Puede el agente avisar al cliente de que le falta un documento concreto?
Sí. Le escribe con la lista exacta de lo pendiente para ese periodo y vuelve a recordárselo si no llega.
¿Puede el agente documental separar los gastos personales de los del negocio?
Puede marcar como dudosos los tickets y facturas que no encajan con la actividad del cliente, como una compra en un supermercado para un fontanero, y dejarlos para que el técnico decida. La decisión sobre si un gasto es deducible siempre la toma la gestoría.
¿Qué pasa si un cliente manda la misma factura dos veces?
El agente detecta el duplicado por número, proveedor e importe y lo descarta, guardando constancia de que llegó repetida. Si los datos coinciden solo en parte, por ejemplo mismo importe y distinta fecha, lo marca como posible duplicado para que lo revise el técnico.
¿Sirve para gestorías pequeñas con pocos clientes?
Sí, aunque el beneficio crece con el número de clientes y con lo desordenados que envíen los papeles. Una gestoría de dos personas con un centenar de autónomos ya nota el cambio en cada trimestre, porque el tiempo de perseguir documentación es casi el mismo con pocos clientes que con muchos.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: asesoría laboral de Zaragoza que recibe las bajas y altas por correo
Imagina una asesoría laboral de Zaragoza con tres técnicos que lleva las nóminas de 60 pequeñas empresas. Cada mes le llegan por correo y WhatsApp altas de trabajadores, partes de baja, cambios de jornada y justificantes de horas extra. Muchos vienen como foto torcida del móvil y sin decir de qué empresa son. Antes del cierre de nóminas, una técnica pasa casi dos días solo ordenando y preguntando.
Con el agente documental se configura un buzón único para la documentación laboral. El agente reconoce el tipo de papel (alta, baja médica, alta médica, variación de jornada), identifica la empresa y el trabajador por el DNI o el nombre, y lo archiva en su carpeta del mes. Además prepara una lista de incidencias por empresa: quién tiene una baja abierta sin parte de confirmación o quién ha mandado horas extra sin firmar. La técnica revisa esa lista y decide.
El resultado esperado es que el cierre de nóminas empiece con los papeles ya ordenados. En un caso así, las dos jornadas de ordenar pueden quedarse en una mañana de revisión, y los avisos a clientes por falta de documentos salen antes del día 20 y no el 28.
Precio
Con PIX, el agente de IA: desde 90 €/mes para 3 personas o 145 €/mes para 5, sin permanencia ni cuota de alta. Más usuarios o integraciones a medida, con presupuesto aparte.
Ver precios y packs →Plazo
Se empieza con un piloto de unas 4 semanas sobre un proceso concreto, con resultados medidos antes de ampliar.
Pedir diagnóstico gratis →¿Cuánto trabajo quita a una gestoría en el cierre trimestral?
Quita sobre todo el trabajo de perseguir y ordenar, que en muchas gestorías ocupa la mitad de las semanas previas a cada cierre. Las llamadas para pedir la factura que falta, los correos con diez adjuntos sin nombre y las fotos de tickets por WhatsApp se convierten en expedientes completos y clasificados.
El técnico deja de empezar el trimestre buscando papeles y empieza revisando datos. Además, el agente avisa a los clientes con margen, así que la documentación llega repartida a lo largo del mes en lugar de amontonarse la última semana. Ese reparto del trabajo es, para muchas gestorías, el cambio más notable.
Un mes de trabajo del agente en una gestoría
- Día 1 del mes siguiente al trimestre. Envía a cada cliente la lista de lo que necesita: facturas emitidas y recibidas, extractos y nóminas.
- Días 2 a 10. Recibe lo que llega por correo, WhatsApp o portal, lo clasifica y extrae los datos de cada factura.
- Día 10. Recuerda a quien no ha enviado nada y a quien envió solo una parte, con la lista exacta de lo pendiente.
- Día 15. Pasa al técnico los expedientes completos y una lista de clientes con documentación incompleta.
- Hasta el plazo. Sigue recibiendo lo que llega tarde y avisa al técnico de cada novedad.
Las fechas son ilustrativas y se adaptan al calendario de cada gestoría.
Documentos que reconoce y qué extrae de cada uno
| Documento | Datos extraídos |
|---|---|
| Factura recibida | Proveedor, NIF, fecha, base, tipo y cuota de IVA, retención |
| Factura emitida | Cliente, numeración, importes y fecha |
| Ticket | Establecimiento, fecha, importe total e IVA si aparece |
| Extracto bancario | Periodo, saldo inicial y final, movimientos |
| Nómina | Trabajador, periodo, bruto, retenciones y cotizaciones |
| Notificación de Hacienda | Organismo, tipo, plazo de respuesta |
Las notificaciones con plazo generan un aviso inmediato al técnico responsable.
Cómo encaja con Verifactu y la facturación de los clientes
Cuando entre en vigor Verifactu, las facturas de muchos clientes de la gestoría saldrán de programas adaptados con un código QR y un registro asociado. Para tu cartera, eso significa dos tandas: los clientes con forma de sociedad deberían estar listos para enero de 2027 y los autónomos para julio de 2027, que son las fechas en vigor. Ojo, porque Hacienda ya avanzó que moverá ambas a octubre de 2028, aunque mientras el BOE no lo publique siguen valiendo las primeras.
El agente puede leer esas facturas igual que las demás y señalar a qué clientes les llegan facturas de proveedores sin los nuevos elementos cuando sean obligatorios. Es una buena ocasión para ofrecer a tus clientes un portal en marca blanca para gestorías desde donde suban todo. La normativa se explica en qué es Verifactu y cuándo te afecta.
También te puede interesar