En un despacho el tiempo es el producto. El software a medida reduce el trabajo administrativo que no se puede facturar: clasificar documentos, perseguir papeles de clientes, controlar plazos y preparar informes. La IA ya lee facturas, contratos y escrituras con suficiente fiabilidad para quitar horas cada semana.
Problemas habituales del sector
- Los clientes envían documentos por correo, WhatsApp y en mano, sin orden.
- Un plazo olvidado cuesta caro y depende de la memoria de alguien.
- Las horas dedicadas a cada cliente no se miden y la rentabilidad es una intuición.
Qué desarrollamos en cada subsector
- Abogados: expedientes, plazos procesales y revisión de contratos con IA.
- Gestorías y asesorías: lectura automática de documentos, calendario fiscal de clientes y portal con tu marca.
- Arquitectura e ingeniería: proyectos por fases, horas por proyecto y control de visados y entregables.
- Consultoras: propuestas, horas imputadas, rentabilidad por cliente y base de conocimiento interna.
- Asesorías energéticas: comparador de tarifas, contratos de suministro, comisiones y renovaciones.
- Corredurías de seguros: tarificador, pólizas, siniestros y renovaciones.
Por dónde empezar
Elige el problema que más te cuesta de la lista anterior: ese es el primer módulo. Cómo se trabaja por fases lo tienes en desarrollo de software a medida, y qué preparar para pedir propuesta, en cómo pedir presupuesto. El resto de sectores están en software a medida por sectores.
Preguntas frecuentes
¿Qué software usan las gestorías?
Uno que reciba y clasifique documentos automáticamente, controle el calendario fiscal de cada cliente y ofrezca un portal privado.
¿Puede la IA revisar contratos?
Puede señalar cláusulas, riesgos y diferencias con tu modelo; la decisión final sigue siendo del profesional.
¿Qué necesita una correduría de seguros?
Tarificador, gestión de pólizas, siniestros y avisos de renovación conectados.
¿Puede el cliente del despacho subir sus documentos a un portal propio?
Sí. Cada cliente entra con su usuario, sube facturas o escrituras y ve el estado de sus asuntos. El despacho recibe todo clasificado por cliente y periodo, sin buscar adjuntos en el correo. El portal puede llevar la marca del despacho en lugar de la del proveedor del software.
¿Se puede facturar automáticamente por horas imputadas?
Sí. Al cerrar el mes, el programa agrupa las horas de cada cliente por asunto, aplica la tarifa pactada o la iguala mensual y prepara la factura para revisión. El profesional solo comprueba y envía, y el cliente recibe el detalle de lo trabajado.
¿Qué pasa si un trabajador del despacho se va con el conocimiento de los expedientes?
Si todo está en el programa, el conocimiento se queda en la empresa: notas, documentos, plazos y comunicaciones de cada asunto. El sustituto puede retomar los expedientes leyendo su historial, sin tener que reconstruir lo que estaba en la cabeza o en el correo de quien se fue.
¿Cuántas horas facturables se pierden en tareas de despacho?
En un despacho profesional, buena parte de la jornada se va en trabajo que no se cobra: buscar documentos, pedir papeles al cliente, reenviar correos o rellenar hojas de control. Medirlo es el primer paso para recuperarlo.
Un programa a medida registra el tiempo por cliente y por asunto casi sin esfuerzo, con un temporizador o con imputaciones rápidas al cerrar cada tarea. Al cabo de un mes tienes datos para responder preguntas incómodas: qué clientes consumen más horas de las que pagan, qué tareas se repiten y cuáles se pueden delegar o automatizar.
El módulo de rentabilidad por cliente, servicio y empleado convierte esas horas en euros.
Control de plazos sin depender de la memoria de nadie
El control de plazos funciona cuando cada plazo se registra al entrar el documento que lo genera y el aviso no depende de que alguien se acuerde.
- Llega una notificación o un requerimiento.
- Se registra en el expediente con su fecha límite calculada.
- El programa avisa al responsable con antelación y, si no hay movimiento, al socio.
- Al cumplir el trámite, se adjunta el justificante y el plazo se cierra.
Para gestorías con muchas notificaciones electrónicas, el buzón de notificaciones vigilado encaja en ese mismo circuito.
IA y secreto profesional: cómo usarla sin exponer datos de clientes
La IA puede leer y resumir documentos de clientes sin riesgo cuando trabaja en un entorno controlado, con datos que no se usan para entrenar modelos públicos y con acceso limitado a quien corresponde.
Lo que no conviene es copiar contratos o escrituras en un chat gratuito. Para un despacho, la opción sensata es un agente que trabaje sobre sus propios documentos, con registro de lo que consulta cada usuario.
Las alternativas para hacerlo están en la página de IA privada para despachos y empresas. En gestorías, el uso más rentable suele ser la clasificación automática de la documentación que mandan los clientes.
Comparativa rápida por tipo de despacho
Cada tipo de despacho pierde el tiempo en una tarea distinta, así que la primera automatización también cambia.
| Despacho | Tarea más repetitiva | Automatización con más retorno |
|---|---|---|
| Abogados | Revisar documentos y controlar plazos | Resúmenes con IA y alertas de vencimiento |
| Gestoría | Recibir y clasificar facturas de clientes | Lectura automática y portal del cliente |
| Ingeniería | Seguir entregables por fase | Panel de proyecto con horas imputadas |
| Correduría | Renovaciones de pólizas | Avisos y comparativa de tarifas |
La columna de la derecha suele marcar el primer módulo del proyecto.