La hostelería trabaja con márgenes ajustados y equipos que rotan. El software a medida conecta la caja con las reservas, la cocina, el personal y las compras para saber qué plato deja dinero y qué turno sobra. Lo básico del TPV lo explicamos en la guía de software TPV para hostelería; aquí vemos el negocio completo.
Problemas habituales del sector
- No sabes el coste real de cada plato ni cuánto se pierde en mermas.
- Reservas por teléfono, WhatsApp y plataformas que no se cruzan.
- Turnos, fichajes y propinas gestionados a mano.
Qué desarrollamos en cada subsector
- Restaurantes: TPV, reservas, escandallos y carta digital.
- Bares y cafeterías: comandas rápidas, cierre de caja y control de mermas.
- Catering y colectividades: menús por evento, alérgenos, compras y logística de entrega.
- Hoteles y hostales: reservas, housekeeping, upselling y registro de viajeros.
- Ocio nocturno: control de aforo, listas, reservados y venta anticipada.
Por dónde empezar
Elige el problema que más te cuesta de la lista anterior: ese es el primer módulo. Cómo se trabaja por fases lo tienes en desarrollo de software a medida, y qué preparar para pedir propuesta, en cómo pedir presupuesto. El resto de sectores están en software a medida por sectores.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula la merma de cocina?
Se compara lo que se ha preparado con lo que se ha vendido, y se suma lo que se tira por caducidad o error. Apuntarlo cada día por plato es lo que permite ver dónde se pierde dinero.
¿Puede el programa sugerir cuánto comprar para el menú del día?
Sí, si tiene historial de ventas por plato y día. Con esa previsión y las recetas, calcula los ingredientes que harán falta y propone el pedido, que siempre puedes ajustar a mano.
¿Qué software necesita un restaurante?
TPV con Verifactu, reservas, escandallos, fichaje del personal y carta digital, conectados entre sí.
¿Qué necesita un catering?
Menús por evento, control de alérgenos, compras y logística de entrega.
¿Y un hotel pequeño?
Reservas, limpieza de habitaciones, venta de extras y registro de viajeros.
¿Puede la cocina recibir las comandas en una pantalla en lugar de en papel?
Sí. Las comandas llegan a una pantalla de cocina ordenadas por mesa y tiempo de espera, con avisos de alérgenos y modificaciones. El cocinero marca cada plato como listo y el camarero lo ve en su dispositivo. Se acaban los tickets perdidos y las comandas ilegibles.
¿Cómo se controla el stock de bebidas en un bar con mucho movimiento?
Cada consumición vendida descuenta del stock teórico según su receta, por ejemplo los centilitros de una copa. Un recuento semanal de botellas permite comparar y ver diferencias por producto. Si una referencia descuadra siempre, sabes dónde mirar.
¿Se puede gestionar un grupo de varios restaurantes desde un mismo panel?
Sí. Cada local funciona con su caja, su personal y su stock, y la dirección ve ventas, costes de personal y márgenes de todos en un panel. Las compras se pueden centralizar y las recetas y precios se actualizan a la vez en todos los locales.
Escandallos: cómo saber cuánto te deja cada plato
Un escandallo es el cálculo del coste de un plato a partir de sus ingredientes, y conectado al TPV te dice el margen real de cada cosa que vendes.
Un ejemplo hipotético: un arroz para dos se vende a 32 euros. Sus ingredientes cuestan 9,40 euros según los últimos precios de compra. Si el proveedor sube el marisco un 15 %, el coste pasa a casi 10,50 euros y el programa te avisa de que el margen ha bajado de tu objetivo.
Además, al vender cada ración se descuentan sus ingredientes del stock teórico. Comparado con el inventario real, sale la merma de cada semana, que es dinero que se va sin que nadie lo vea.
Personal en hostelería: turnos, fichaje y propinas en un solo sitio
La gestión del personal en un restaurante se simplifica cuando el cuadrante, el fichaje y las propinas viven en el mismo programa que la caja.
- El encargado monta el cuadrante semanal según las reservas previstas.
- Cada camarero ficha al entrar y salir desde la tablet del local.
- El sistema compara horas trabajadas con horas planificadas y avisa de excesos.
- Las propinas por tarjeta se reparten según el criterio que fije el local.
El registro de jornada es obligatorio desde 2019 también en hostelería, con sus turnos partidos. Lo cubre el cuadrante de turnos online.
Catering y colectividades: alérgenos y logística por evento
En un catering cada evento es un proyecto con menú, número de comensales, alérgenos y transporte. El software a medida lo trata así.
- Ficha de evento con fecha, lugar, comensales y menú elegido.
- Lista de alérgenos por plato y alertas si un invitado declara una alergia.
- Cálculo de compras a partir de los comensales confirmados.
- Hoja de carga para el transporte y checklist de montaje.
Los registros de temperaturas y limpieza se pueden llevar desde el móvil, como contamos en el artículo sobre APPCC digital en hostelería.
Hoteles pequeños y hostales: lo que suele fallar
En un hotel pequeño lo que más falla es la coordinación entre recepción y limpieza, y la venta de extras que nunca se ofrecen.
Un programa a medida marca cada habitación como sucia, en limpieza o lista, y recepción lo ve al momento. Antes de la llegada, el huésped recibe un mensaje con opciones de desayuno, aparcamiento o salida tardía. El registro de viajeros se envía con los datos del check-in online. Si vendes también por plataformas, mira el calendario unificado de reservas.