Un centro educativo gestiona tres cosas a la vez: alumnos, cobros y comunicación. El software a medida une matrícula, recibos, asistencia y mensajes a familias o alumnos en un solo lugar, y en formación para empresas añade la plataforma de cursos y la documentación para bonificaciones.
Problemas habituales del sector
- Recibos devueltos y cuotas pendientes que nadie persigue.
- Comunicación con familias por grupos de WhatsApp desordenados.
- Asistencia y notas en hojas sueltas.
Qué desarrollamos en cada subsector
- Academias: matrículas, cuotas, asistencia y comunicación con familias.
- Autoescuelas: clases prácticas por profesor y vehículo, tests y seguimiento de alumnos.
- Centros de formación para empresas: plataforma de formación, diplomas y gestión de bonificaciones.
- Escuelas infantiles: agenda diaria para familias, comedor y recibos domiciliados.
Por dónde empezar
Elige el problema que más te cuesta de la lista anterior: ese es el primer módulo. Cómo se trabaja por fases lo tienes en desarrollo de software a medida, y qué preparar para pedir propuesta, en cómo pedir presupuesto. El resto de sectores están en software a medida por sectores.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden corregir automáticamente los simulacros tipo test?
Sí. El programa compara las respuestas con la plantilla, aplica la penalización por fallo si la oposición la tiene y guarda la nota por tema para ver la evolución de cada alumno.
¿Cómo evitar que un alumno comparta su acceso a las clases grabadas?
Se puede limitar el número de dispositivos por usuario, mostrar una marca con su nombre en el vídeo y avisar de accesos simultáneos. Ningún sistema lo impide al cien por cien, pero estas medidas lo hacen mucho menos cómodo.
¿Qué software necesita una academia?
Matrículas, cuotas domiciliadas, asistencia, comunicación con familias y, si da clases online, aula virtual.
¿Qué necesita una autoescuela?
Agenda de prácticas por profesor y vehículo, seguimiento de alumnos y cobros.
¿Hay plataformas para formación de empresas?
Sí, plataformas de formación interna con cursos, evaluaciones y diplomas.
¿Pueden las familias consultar notas y faltas desde el móvil?
Sí, con un acceso privado para cada familia o con una app propia del centro. Ven la asistencia, los avisos y los boletines de su hijo, y reciben notificaciones cuando hay una falta o un recibo pendiente. Así se reducen las llamadas a secretaría y los grupos de WhatsApp sin control.
¿Sirve el mismo programa para clases presenciales y online?
Sí, si se diseña así desde el principio. Un mismo alumno puede tener clases en aula y cursos en la plataforma online, y todo queda en una sola ficha: asistencia, progreso, cuotas y diplomas. Evitas llevar dos listas de alumnos que nunca coinciden.
¿Cómo se gestionan las listas de espera de un grupo lleno?
El programa guarda a los interesados por orden de inscripción y, cuando se libera una plaza, avisa al siguiente con un enlace para confirmar en un plazo fijado. Si no responde, pasa al siguiente. La secretaría solo interviene si hay algún caso especial.
El curso de una academia mes a mes, y qué debe resolver el programa en cada etapa
Una academia tiene picos muy marcados a lo largo del año, y el programa tiene que estar preparado para cada uno de ellos.
| Época | Qué pasa | Qué debería hacer el software |
|---|---|---|
| Septiembre | Matrículas y formación de grupos | Formulario online, firma de condiciones y asignación a grupos por nivel y horario |
| Octubre a mayo | Clases, cuotas y asistencia | Recibos domiciliados, pase de lista desde el móvil y avisos a familias |
| Evaluaciones | Notas e informes | Boletines generados con un clic y enviados por correo |
| Junio y verano | Bajas, intensivos y reservas de plaza | Renovaciones con descuento y campaña a antiguos alumnos |
Si el programa solo cubre una parte, en septiembre volverán las colas y los papeles.
¿Cómo dejar de perseguir recibos devueltos?
Los recibos devueltos bajan cuando el cobro, el aviso y el seguimiento están automatizados y conectados a la ficha del alumno.
- Las cuotas se emiten en remesa SEPA el mismo día cada mes.
- Si el banco devuelve un recibo, el programa lo marca y envía un mensaje con un enlace de pago.
- A los siete días sin pago, aviso a secretaría para llamar.
- El profesor ve en su lista quién tiene la cuota pendiente, sin datos económicos detallados.
El módulo de remesas y domiciliaciones hace este circuito, y se combina con bonos y cuotas para centros que venden paquetes de clases sueltas.
Ejemplo: una autoescuela con cuatro profesores y tres coches
Imagina una autoescuela que reserva las prácticas por WhatsApp y apunta todo en una pizarra. Con cuatro profesores y tres vehículos, los solapes son diarios.
Un programa a medida le daría una agenda donde cada práctica cruza profesor, coche y alumno, de forma que no se puede reservar un vehículo que ya está ocupado ni un profesor fuera de su turno. El alumno reserva y cancela desde una app con un límite de horas de antelación, y el bono de prácticas se descuenta solo.
Además, la ficha del alumno guarda cuántas clases lleva y las observaciones del profesor, para decidir con datos cuándo está listo para presentarse al examen.
Lo que no debe faltar en una plataforma de formación para empresas
Si tu centro da cursos a empresas, la plataforma tiene que dejar rastro de todo lo que luego te pedirán justificar: quién entró, cuánto tiempo, qué evaluaciones superó y cuándo terminó.
- Registro de conexiones y tiempo por alumno.
- Evaluaciones con nota y fecha.
- Diplomas generados al completar el curso.
- Informe por empresa cliente.
Sin esos registros, gestionar la formación bonificada se complica mucho. Lo explicamos en el artículo sobre formación bonificada con el crédito de Fundae.