Una agencia de viajes combina muchos proveedores en un solo producto: vuelos, hoteles, traslados y excursiones. El software a medida conecta las plataformas de reservas que ya usas, asigna guías y vehículos y genera la documentación para el cliente sin copiar datos de un sistema a otro.
Problemas habituales del sector
- Los datos de una reserva se copian a mano entre varias plataformas.
- Presupuestos de viaje que tardan horas en montarse.
- Guías y vehículos asignados por WhatsApp a última hora.
Qué desarrollamos en cada subsector
- Agencias de viajes: presupuestos de viaje, reservas con proveedores y documentación al cliente.
- Receptivo y excursiones: conexión con plataformas de reservas, asignación de guías y vehículos.
Por dónde empezar
Elige el problema que más te cuesta de la lista anterior: ese es el primer módulo. Cómo se trabaja por fases lo tienes en desarrollo de software a medida, y qué preparar para pedir propuesta, en cómo pedir presupuesto. El resto de sectores están en software a medida por sectores.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se asignan los guías a cada salida según su idioma?
Cada guía tiene en su ficha los idiomas que domina y sus días disponibles. Al crear la salida, el programa muestra solo los guías que encajan y avisa si alguno ya tiene otro grupo a esa hora.
¿Se puede avisar a todo un grupo de un cambio de hora a última hora?
Sí. Al cambiar el horario de la salida, el programa puede enviar el aviso a guías, conductores y, si el viajero lo ha aceptado, a los participantes por mensaje o correo.
¿Qué software necesita una agencia de viajes?
Presupuestos de viaje, reservas con proveedores, cobros y documentación al cliente conectados.
¿Se puede conectar con las plataformas de reservas?
Muchas plataformas ofrecen API para sincronizar reservas y disponibilidad.
¿Qué necesita un receptivo?
Planificación de servicios, asignación de guías y vehículos y avisos a clientes.
¿Puede el viajero consultar su itinerario y documentos en el móvil?
Sí. Recibe un enlace o accede a una app donde ve su itinerario día a día, los bonos, los teléfonos de contacto y los cambios de última hora. Evita imprimir documentación y permite actualizar un horario sin tener que reenviar todo el dosier.
¿Cómo se controla el cupo de plazas en una excursión que se vende por varios canales?
Todas las ventas descuentan del mismo cupo en tiempo real. Si la excursión tiene 20 plazas y se venden 15 por la web y 5 por una plataforma, el programa cierra la venta en todos los canales. Las cancelaciones devuelven la plaza al momento.
¿Sirve para grupos y viajes de empresa con muchos participantes?
Sí. El expediente del grupo guarda la lista de participantes con sus datos, preferencias de habitación, alergias y pagos individuales si los hay. Se pueden enviar comunicaciones a todo el grupo y generar listados para hoteles y transportistas.
¿Cómo montar un presupuesto de viaje en minutos?
Un presupuesto de viaje se monta rápido cuando los servicios habituales ya están en un catálogo con sus precios de proveedor y sus márgenes, y el agente solo tiene que combinarlos.
En la práctica, el agente elige destino y fechas, añade alojamiento, traslados y excursiones desde la lista, y el programa calcula el precio final con tu margen. El cliente recibe una propuesta visual con fotos, itinerario día a día y un botón para aceptar y pagar la señal.
Si cambia algo, se genera una versión nueva y el histórico se conserva, de modo que siempre sabes qué propuesta aceptó el cliente.
Conectar las plataformas de reservas sin copiar datos
Las reservas de distintas plataformas se pueden reunir en un solo programa cuando esas plataformas ofrecen API o exportaciones periódicas.
| Origen de la reserva | Forma habitual de conexión |
|---|---|
| Plataformas de venta de excursiones | API con alta automática de reservas |
| Web propia | Formulario o motor de reservas integrado |
| Agencias colaboradoras | Portal donde reservan con su usuario |
| Correo o teléfono | Alta manual o lectura del correo con IA |
El detalle técnico lo explicamos en integración por API entre programas.
La operativa del día en un receptivo
En un receptivo, cada mañana hay que saber qué servicios salen, con qué guía, en qué vehículo y con cuántos clientes. Un programa a medida lo genera a partir de las reservas confirmadas.
- Hoja de servicios del día por guía y por conductor.
- Lista de pasajeros con punto de recogida y teléfono.
- Aviso al cliente la víspera con la hora exacta de recogida.
- Registro de incidencias y no presentados.
Los cambios de última hora llegan a la app del guía sin llamadas. Para avisos y dudas de clientes fuera de horario encaja un asistente de IA para WhatsApp.
Documentación y pagos a proveedores sin hojas sueltas
Cada viaje genera bonos, contratos, facturas de proveedores y pagos pendientes, y perder la pista de uno puede costar el margen de la operación.
El programa agrupa por expediente lo cobrado al cliente y lo pagado a cada proveedor, y muestra el margen real del viaje. Los vencimientos de pago a proveedores aparecen en un calendario, y la documentación para el viajero se genera con los datos ya introducidos.