ERP para pymes
Formación del equipo en el ERP con casos reales
La formación en el ERP funciona cuando cada persona practica con sus propios casos: el pedido de ese cliente difícil, la factura con tres series o la devolución de la semana pasada.
Respuesta corta
Formar al equipo en un ERP con casos reales significa enseñar cada módulo usando operaciones de la propia empresa, en un entorno de prácticas con una copia de sus datos. Cada puesto aprende solo lo que va a usar, en el orden en que lo hará en su día a día, y se queda con guías breves para consultar después.
¿Cómo son las sesiones?
Son sesiones cortas por puesto de trabajo, en un entorno de prácticas con una copia de tus datos, donde se reproducen operaciones reales de tu semana y se programan cerca del arranque de cada fase.
Por puesto, no por menú
Administración aprende a facturar y conciliar; almacén, a recibir y preparar; comerciales, a presupuestar.
Entorno de prácticas
Una copia del ERP con tus datos para equivocarse sin consecuencias.
Casos de tu semana
Se reproducen operaciones reales, incluidas las excepciones que más dudas generan.
Sesiones cortas
Bloques breves cerca de la fecha de arranque de cada fase, para que no se olvide.
¿Qué queda después de la formación?
Después te quedan guías breves por tarea en ficha o vídeo, PIX para resolver dudas de uso a cualquier hora y una persona de referencia en cada área que ayuda a sus compañeros.
Guías por tarea
Fichas de una página o vídeos cortos: cómo hacer un abono, cómo dar de alta un artículo.
PIX como consulta
El agente responde dudas de uso del ERP en lenguaje normal y a cualquier hora.
Referentes internos
Una persona por área que domina el módulo y ayuda a sus compañeros.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si alguien del equipo no puede asistir a su sesión de formación?
Se recoloca en otra sesión de su mismo puesto o en una sesión corta individual. Lo importante es que nadie llegue al arranque sin haber practicado sus tareas.
¿Se puede formar primero a una persona y que ella enseñe después al resto?
Se puede, y es útil para los referentes internos. Aun así, conviene que cada puesto practique al menos una vez con sus propios casos antes de usar el ERP de verdad.
¿La formación en el ERP se hace con datos reales o de ejemplo?
Con una copia de tus datos reales en un entorno de prácticas, para que los casos sean los de tu empresa sin tocar lo que está en producción.
¿Cuántas personas pueden estar en cada sesión de formación del ERP?
Grupos pequeños del mismo puesto, para que todos practiquen y las dudas sean comunes.
¿Se graban las sesiones de formación?
Si lo prefieres, sí, y se acompañan de guías por tarea para consultar sin ver la sesión entera.
¿Cuánto dura la formación en el ERP para cada persona?
Depende del puesto y de los módulos que use. Una persona de almacén suele necesitar menos tiempo que alguien de administración que factura, cobra y prepara el cierre. Preferimos sesiones cortas repartidas en varios días a una jornada larga, porque se retiene mejor y no interrumpe tanto el trabajo.
¿Qué pasa con los empleados que se incorporan después de la implantación?
Las guías por tarea y los vídeos cortos quedan disponibles para nuevas incorporaciones, y el referente interno de cada área puede acompañarles los primeros días. Si la empresa lo prefiere, se programa una sesión específica para el recién llegado dentro del soporte.
¿La formación del ERP se puede bonificar con FUNDAE?
Depende de cómo se organice la acción formativa y de que cumpla los requisitos de la formación programada por la empresa. Si te interesa bonificarla, conviene planteárselo a tu gestoría antes de empezar para que haga la comunicación en plazo y valore si encaja.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: cadena de tres ópticas que forma a su equipo antes de arrancar
Imagina una cadena de tres ópticas en Asturias con diez personas: siete en tienda, una en el taller de montaje y dos en administración. Van a dejar un programa antiguo que cada tienda usaba a su manera.
La formación se organiza por puesto. Las ópticas de tienda practican la venta con graduación, el encargo de lentes al laboratorio y la entrega con cobro del resto. El montador aprende a ver su cola de trabajos y a marcar cada gafa como lista, lo que avisa al cliente. Administración practica el cierre de caja de las tres tiendas y los pedidos a proveedores. Los ejercicios salen de la semana anterior: unas progresivas con cambio de graduación, una reclamación por rayado y un pago en dos plazos.
En cada tienda se elige una persona referente que resuelve las dudas del día a día. En este ejemplo, el primer lunes con el ERP puede pasar sin colas en el mostrador, y las dudas se concentran en casos raros, no en lo básico.
Precio
Presupuesto cerrado antes de empezar, según los módulos que necesites, después de un diagnóstico gratuito.
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¿Cómo se prepara un plan de formación por puesto?
El plan de formación en el ERP se construye a partir de las tareas reales de cada puesto, no del índice del manual. Antes de la primera sesión pedimos a cada área una lista de lo que hace en una semana normal.
Con esa lista se ordenan los contenidos por frecuencia. Lo que se hace cada día se enseña primero y se practica más. Lo que ocurre una vez al mes, como un cierre o una regularización, se deja para una sesión posterior cerca de la fecha.
| Puesto | Primera sesión | Segunda sesión |
|---|---|---|
| Administración | Facturar, cobrar, conciliar | Rectificativas, remesas, cierre |
| Almacén | Recibir, ubicar, preparar | Recuentos, devoluciones |
| Comercial | Fichas, presupuestos, seguimiento | Tarifas especiales, comisiones |
| Dirección | Cuadro de mando y aprobaciones | Informes y consultas a PIX |
Ejercicios que funcionan mejor que una demostración
La gente aprende un ERP haciendo, y los ejercicios con casos propios son los que más se recuerdan. Estos son algunos que usamos en las sesiones:
- Reproducir el pedido más complicado del último mes, con sus cambios de última hora.
- Corregir una factura con un error real usando una rectificativa.
- Buscar en menos de un minuto qué debe un cliente concreto y desde cuándo.
- Dar entrada a una compra que llegó incompleta y dejar constancia de la falta.
- Preguntar a PIX una cifra y comprobarla en el informe correspondiente.
Cada ejercicio se hace en el entorno de prácticas, así que equivocarse no tiene coste. Es justo ahí donde aparecen las dudas que en una demostración nunca salen. Encaja con la implantación por fases del ERP, porque cada fase lleva su propio bloque de formación.
Qué hacer con quien se resiste al cambio
La resistencia al cambio de programa suele venir del miedo a hacerlo peor que antes, más que del programa en sí. Se reduce con medidas sencillas:
- Implicar desde el análisis a la persona que más sabe del proceso actual. Si ayuda a diseñar, defiende el resultado.
- Mostrar qué tarea pesada desaparece para ella, con su propio ejemplo.
- Darle tiempo de práctica antes del arranque, sin presión de clientes.
- Nombrarla referente de su área si lo domina.
Si en tu empresa hay además interés por usar la IA en otras tareas, la formación en IA para equipos complementa bien este proceso. Las sesiones de IA las imparte Jordan García.