Fichador · control horario
Alta del fichador en 24-48 horas
El alta del fichador en 24-48 horas es posible porque la configuración la hacemos nosotros: nos pasas la plantilla y los horarios y tu equipo recibe sus accesos.
Respuesta corta
El alta en 24-48 horas consiste en que, desde que recibimos la lista de trabajadores, centros y horarios, configuramos el fichador, damos de alta a cada persona y enviamos sus accesos por correo o WhatsApp, de modo que la empresa empieza a registrar la jornada en uno o dos días laborables.
¿Qué necesitamos de ti?
Necesitamos tres cosas: la lista de trabajadores con su contacto y centro, los horarios o turnos de cada uno y el método con el que va a fichar cada persona o cada centro.
Lista de trabajadores
Nombre, correo o móvil y centro. Vale un Excel o una foto de la lista.
Horarios o turnos
La jornada de cada uno o los turnos tipo, para activar los avisos.
Cómo vais a fichar
Móvil, tablet en la entrada, web, WhatsApp o tarjeta, por persona o por centro.
¿Qué hacemos en esas 24-48 horas?
En ese plazo configuramos centros, calendarios y permisos, enviamos el acceso a cada trabajador, probamos fichajes y avisos con el responsable y te damos un texto para presentar el sistema a la plantilla.
Configuración
Centros, calendarios, tipos de pausa y permisos de los responsables.
Accesos enviados
Cada trabajador recibe su enlace o usuario con instrucciones de un minuto.
Fichajes de prueba
Comprobamos con el responsable que horarios y avisos cuadran antes de arrancar.
Comunicado para la plantilla
Un texto tipo para explicar el sistema al equipo.
Preguntas frecuentes
¿Quién de mi empresa tiene que estar disponible durante el alta del fichador?
Basta con una persona que conozca la plantilla y los horarios, para resolver dudas y hacer los fichajes de prueba. El resto del equipo sigue trabajando con normalidad.
¿Se puede hacer el alta si los horarios cambian según la temporada?
Sí. Se carga el horario vigente para arrancar y el de la siguiente temporada se añade después, sin repetir el alta.
¿Y si necesito tarjetas NFC o una tablet para fichar?
El software queda activo en ese plazo; el hardware depende del envío, y mientras tanto se puede fichar con el móvil o la web.
¿Puedo empezar a usar el fichador a mitad de mes?
Sí. El registro digital empieza el día del alta y los días anteriores se quedan en el sistema que usabais hasta entonces.
¿Los trabajadores tienen que instalar algo en el móvil?
Pueden usar la app o el acceso web sin instalar nada, y quien ficha por WhatsApp no necesita nada nuevo.
¿Qué formato tiene que tener la lista de trabajadores?
Cualquiera que podamos leer: un Excel, un CSV exportado de la nómina, un PDF o incluso una foto de una hoja escrita a mano. Necesitamos nombre, un correo o teléfono, el centro y el horario o turno. Si ya usas un programa de nóminas o de gestión, a veces se puede importar directamente.
¿Podéis dar de alta el fichador un viernes para empezar el lunes?
Sí, siempre que la información llegue con margen. La configuración se hace en días laborables, así que si los datos están el miércoles o el jueves, el viernes enviamos los accesos y el lunes la plantilla ficha con normalidad. Si llegan el viernes, el arranque se mueve uno o dos días.
¿Qué pasa con los días anteriores al alta si antes no fichábamos?
El fichador registra desde el día en que se pone en marcha, no hacia atrás. Si antes llevabais la jornada en papel o en hojas de cálculo, esos registros siguen siendo los válidos para su periodo y hay que conservarlos. Si no había registro, conviene revisar la situación con tu asesoría laboral.
Ejemplo aplicado
Ejemplo: una empresa de jardinería con 11 operarios que quiere fichar esa semana
Piensa en una empresa de jardinería de Murcia con 11 operarios en tres cuadrillas y una administrativa. Un martes, revisando papeles con su asesoría laboral, ve que su registro en papel tiene meses incompletos y decide pasarse a digital esa misma semana, antes de que empiece la temporada fuerte.
El miércoles por la mañana manda una foto de la lista de operarios con sus móviles, el horario de verano, de 7:00 a 14:30, y una indicación: las cuadrillas fichan con el móvil desde el jardín del cliente y la administrativa desde el ordenador. Con eso se configuran los tres equipos, el descanso de 30 minutos y los avisos de salida olvidada. El jueves cada operario recibe su acceso por WhatsApp y el encargado hace dos fichajes de prueba.
El viernes la plantilla ya ficha, dentro del plazo de 24-48 horas, y la administrativa reparte el texto de presentación en el almacén. Lo que antes era una hoja que nadie revisaba pasa a ser un registro que la asesoría puede consultar desde la primera semana.
¿Desde cuándo cuentan las 24-48 horas del alta?
El plazo empieza a contar cuando tenemos la lista de trabajadores con sus horarios y la forma de fichar elegida, y se mide en días laborables.
Si nos envías esa información un lunes por la mañana, lo normal es que el miércoles tu equipo ya esté fichando. Si falta algún dato, como el horario de un centro o los turnos de fin de semana, arrancamos con lo que haya y completamos después, para no frenar todo por un detalle.
Lo que puede alargar el plazo es el hardware: una tablet o unos lectores NFC dependen del envío. Mientras llegan, la plantilla puede fichar por móvil o web.
Calendario de una puesta en marcha tipo
| Momento | Qué ocurre |
|---|---|
| Día 0 | Recibimos el Excel con la plantilla, centros y horarios |
| Día 1 | Configuración de calendarios, pausas, permisos y avisos |
| Día 1 por la tarde | Revisión de 15 minutos con el responsable |
| Día 2 | Envío de accesos y primeros fichajes reales |
| Semana 1 | Ajuste de márgenes de aviso y dudas de la plantilla |
La primera semana es la que más preguntas genera, y por eso estamos pendientes de los primeros informes.
Cómo explicar el cambio a la plantilla para que fiche desde el primer día
- Cuenta por qué se ficha: es una obligación legal desde 2019 y protege también al trabajador ante discusiones de horas.
- Explica qué se registra y qué no, sobre todo si hay ubicación.
- Enseña cómo corregir un olvido, que es la duda número uno.
- Di a quién preguntar los primeros días.
Con el comunicado tipo que te damos y un mensaje corto en el grupo del equipo suele bastar. Si en tu caso la geolocalización es necesaria, revisa antes la página sobre ubicación con aviso previo.
Si quieres probar antes de dar el alta completa
Hay empresas que prefieren arrancar con un grupo reducido, por ejemplo un centro o un turno, y extender al resto cuando todo cuadra. El plazo de configuración es el mismo, y lo que se monta en la prueba sin pago se aprovecha para el alta definitiva.
Un comercio con dos tiendas puede empezar por la más pequeña. Una empresa de reformas, por la cuadrilla que trabaja en una sola obra. Cuando el sistema funciona con ese grupo, sumar al resto lleva minutos.